Por diversos motivos, el fichero de autoridades ha sido el menos tratado en el proceso de la gestión bibliotecaria. Sin embargo, su mantenimiento, normalización y la correcta utilización de los puntos de acceso pueden llegar a ser determinantes para que el usuario final pueda localizar a través del opac lo que necesita en cada momento. En esta cápsula vamos a mostrar las ventajas de la utilización de autoridades partidas en los puntos de acceso de materia para conseguir facilitar la labor a nuestros lectores así como el trabajo de los bibliotecarios.

A la hora de trabajar con los puntos de acceso autorizados de materia en el catálogo de nuestra biblioteca nos surge la duda de si es mejor trabajar con lo que comúnmente denominamos autoridades completas o con autoridades partidas.

Bibliográficamente, ambas opciones son correctas. El propio formato MARC nos permite el tratamiento de autoridades completas, puesto que están considerados los subcampos $x, $z, $y y $v dentro de los campos 15X, que nos permiten registrar cualquier subdivisión con independencia de su naturaleza (tiempo, forma, etc.), y también posibilita la gestión de autoridades partidas puesto que considera los campos 18X para tratar de manera individualizada estas subdivisiones.

¿Pero qué entendemos por autoridad completa y autoridad partida?

Para ponernos en situación, podemos definir como autoridad completa aquella que forma un único ítem, a pesar de estar compuesta por diferentes subcampos. Sería una única entrada en la base de datos de Autoridades (AUTO). Por su parte una autoridad partida sería aquella compuesta por varios bloques, cada uno de los cuales es un punto de acceso diferenciado en la base de datos AUTO.

La visualización externa en un registro bibliográfico sería exactamente igual con independencia del tratamiento aplicado. La diferencia estaría en el tratamiento interno de la misma:

Gestión interna autoridad completa en registro bibliográfico:

 Gestión interna autoridad partida en registro bibliográfico:

¿En qué campos sería aplicable?

No todos los puntos de acceso autorizados se prestan a esta separación. Podríamos aplicar este tratamiento en los campos 6XX del registro bibliográfico, a los cuales se les podrían sumar diferentes subdivisiones, reflejadas en los campos 18X de autoridades. Estas subdivisiones son:

180 Encabezamiento –  Subdivisión general (subcampo $x)

181 Encabezamiento –  Subdivisión geográfica (subcampo $z)

182 Encabezamiento –  Subdivisión cronológica (subcampo $y)

185 Encabezamiento –  Subdivisión de forma (subcampo $v)

Aplicado al ejemplo anterior, en la base de datos AUTO habría 4 entradas diferentes:

¿Qué ventajas tiene la utilización de autoridades partidas?

1. Menor número de autoridades → el número total de autoridades que formarán la base AUTO será menor. Al tener partes y no combinaciones de éstas, el volumen de puntos de acceso será notablemente inferior, lo que permite un mayor control del incremento de esta base.
2. Facilita la normalización de los puntos de acceso → fruto de la menor cantidad de encabezamientos, el mantenimiento de la base de datos resultará más sencillo en todos los sentidos. Si necesitamos cambiar un término, fruto de la normalización lingüística o por cualquier otro motivo, bastará con cambiar dicho término una única vez y automáticamente se corregirá en todos los registros bibliográficos en los que esté presente. Así por ejemplo, si tenemos un geográfico Gerona y decidimos cambiarlo por Girona, bastará con modificar el término incluido en el campo 181 en cuestión. En caso contrario, tendríamos que entrar en cada una de las combinaciones que tengan presente este término y efectuar la modificación una a una. Por tanto, trabajando con este criterio será más fácil mantener normalizados y controlados los puntos de acceso autorizados, lo que repercutirá en disponer de más tiempo para otras tareas de la base AUTO como el enriquecimiento de la ficha de autoridad con la adición de información complementaria.
3. Mayor flexibilidad y número de combinaciones → a pesar de tener un número menor de autoridades, tienes un mayor número de combinaciones posibles y mayor flexibilidad a la hora de componerlas, pudiendo llegar a generar más encabezamientos que permitan la mejor recuperación de la información, tanto a los usuarios como a otros bibliotecarios, cuando desarrollan su trabajo.
4. Mejor búsqueda y navegación entre autoridades → mayor agilidad en la búsqueda de información de forma independiente y posibilidad de navegar por cada uno de ellos de modo individual, accediendo de esta forma a todos los registros enlazados.
5. Mejores relaciones entre puntos de acceso → al trabajar con bloques independientes, resultará más fácil establecer relaciones, tanto entre las formas admitidas de un punto de acceso y sus formas no admitidas (referencias de reenvío); y las relaciones asociativas y jerárquicas entre distintos puntos de acceso autorizados (referencias de relación)

¿Puedo pasar mis autoridades completas en partidas?

Tradicionalmente se ha venido trabajando con autoridades completas, por lo que puede surgir la duda de si se podrían separar para empezar a trabajar con autoridades partidas. La respuesta es sí, aunque se requiere un tratamiento especializado por parte de técnicos de Baratz. Quizás sea un buen momento para ir abandonando prácticas propias de sistemas manuales y utilizar herramientas, presentes en AbsysNet, que facilitan la gestión técnica y ayudan a nuestros lectores a encontrar la información de forma más ágil. Si quieres conocer más detalles de este proceso, no dudes en consultarnos.

Pedro Sanz Domingo

Implantación de proyectos – Unidad de Bibliotecas

@pedro_sanz