MARC 21 es un formato de intercambio de información bibliográfica ampliamente utilizado en todo el mundo. La Library of Congress desarrolló este formato para proporcionar una estructura estandarizada para la descripción bibliográfica y el intercambio de información bibliográfica en línea. El servicio de actualización de update MARC 21 de Baratz se encarga de actualizar los registros MARC 21 con los cambios que se producen en las normas y reglas de catalogación. Estos cambios pueden incluir la adición de nuevos campos, la modificación de los valores permitidos en los campos existentes o la eliminación de campos obsoletos.

La gestión y mantenimiento de un catálogo de calidad implica contar con una estructura sólida que se adapte a la normativa de descripción bibliográfica vigente en cada momento. La implantación progresiva de los nuevos estándares de catalogación RDA (Resource Description & Access) requiere mantener actualizado el formato MARC 21 con los últimos updates. Esto implica que las bibliotecas necesiten algunos elementos descriptivos presentes únicamente en los últimos updates de MARC 21, según su grado de aplicación de las nuevas reglas de catalogación. Para solventar esta necesidad, el servicio de actualización de update MARC 21 de Baratz es la solución perfecta para las bibliotecas que utilizan registros MARC 21 y necesitan mantenerlos actualizados.

El servicio de actualización del update MARC 21 (update 31 de MARC 21, compatible con las versiones 2.3 y 2.3.1 de Absys) tiene como objetivo principal proporcionar a las bibliotecas la herramienta adecuada para aplicar las nuevas reglas de catalogación y mantener su catálogo actualizado con la máxima calidad posible, ofreciendo así un buen servicio a los usuarios. Este servicio especializado es tutorizado constantemente por un técnico de Baratz, quien coordinará con el responsable de la biblioteca las tareas a realizar en cada momento.

Baratz te ofrece la solución perfecta para actualizar la catalogación de tu biblioteca: el servicio update MARC 21

La actualización del formato MARC 21 puede ser un gran desafío para las bibliotecas, especialmente en lo que respecta a la actualización de todo su catálogo. La retroconversión manual y progresiva puede ser una tarea inabordable para muchas bibliotecas. En Baratz no solo nos encargamos de la adaptación de los formatos, configuraciones y plantillas de Absys relacionados con los nuevos criterios de MARC 21, sino que también garantizamos la coherencia y cohesión en todos los registros bibliográficos y de autoridad existentes en los catálogos de las bibliotecas, para asegurar la calidad del servicio que ofrecen a sus usuarios.

El servicio se llevará a cabo en un entorno de trabajo habilitado en los servidores de Baratz, donde se trasladarán las configuraciones específicas del cliente y una copia de sus bases de datos documentales. El técnico responsable de Baratz coordinará continuamente con el responsable de la biblioteca para ejecutar el proyecto y determinar las tareas a realizar en cada momento. Se solicitará a la biblioteca información sobre las personalizaciones que haya realizado a lo largo del tiempo sobre plantillas, puntuación y visualización, en la medida de lo posible. Esto permitirá consensuar y reflejar estas personalizaciones durante el proceso de actualización, garantizando así su conservación en caso necesario.

Durante el desarrollo del proyecto, se revisan y modifican varios directorios y ficheros de Absys:

• Los ficheros “form.db” de todas las bases implicadas: CATA, AUTO, ADQT, CANC, HOLD y POOL. Son los ficheros que definen la estructura de la base de datos. En este caso se incorporan los nuevos campos, se revisa la repetibilidad de los mismos y se analiza la presencia de campos de uso local (9XX).
• Los ficheros “.fma” correspondientes a cada base. Son los ficheros que controlan la visualización de los registros.
• Los ficheros “biblnn.xml”, “authnn.xml” y “hold01.xml”, correspondientes a las plantillas de catalogación de registros bibliográficos, autoridades y gestión de fondos. Además de las novedades a incorporar por la actualización del propio update MARC 21, se comprueba la presencia de personalizaciones (niveles de catalogación, subcampos que intervienen en la asignación por defecto, valores de indicadores, posibles textos fijos en algún campo o subcampo…) para su conservación o no.
• Los ficheros de puntuación: “punctBibl.xml”, “punctAuth.xml” y “punctHold.xml”, que se tratan con especial detalle.
• Otros muchos ficheros de configuración de Absys relacionados con el formato MARC 21.

Una vez realizados todos estos cambios, se lleva a cabo un exhaustivo proceso de pruebas utilizando los datos de la biblioteca importados en el entorno de trabajo, con el fin de verificar el correcto funcionamiento de todas las modificaciones realizadas y confirmar que se han mantenido las personalizaciones solicitadas. Asimismo, se proporciona a la biblioteca la URL de acceso a este entorno de trabajo para que pueda comprobar, desde su perspectiva, que todo se ha realizado de acuerdo a lo previsto. El proyecto no se considera finalizado hasta que se hayan solucionado todas las incidencias u observaciones reportadas, asegurando así que el proceso de implementación en producción se realice con la máxima seguridad posible.

Para finalizar, el servicio de actualización de update MARC 21 de Baratz es una solución eficiente y efectiva para mantener los registros MARC 21 actualizados y validados en las bibliotecas. Con nuestra ayuda, podrás optimizar la gestión de tus recursos y mejorar la eficiencia de tus procesos de catalogación y consulta. Si tienes alguna pregunta o deseas obtener más información sobre este servicio, no dudes en contactar con Baratz para contratar nuestros servicios y experimentar el valor que podemos aportar a tu biblioteca. Estaremos encantados de ofrecerte una solución personalizada para tus necesidades.

Pilar González

Responsable de Implantaciones de Baratz

Imagen superior cortesía de Shutterstock