La era digital ha traído consigo nuevas formas de comunicación entre las bibliotecas y las personas. El catálogo en línea, además de ser una herramienta esencial para la gestión y organización de los recursos bibliográficos, también puede ser una poderosa vía de comunicación entre la biblioteca y su comunidad. En esta Cápsula vamos a explorar cómo se puede aprovechar el opac para establecer un diálogo efectivo entre ambas partes.

Según los manuales de lengua, para que se establezca una comunicación efectiva es necesario que intervengan distintos elementos, tales como el emisor, el receptor, el código, el mensaje, el canal, el contexto y la retroalimentación. En el ámbito bibliotecario, estos elementos también están presentes en la comunicación entre los usuarios y la institución. Es por ello que en esta Cápsula nos enfocaremos en analizar cómo se da la comunicación a través del opac Absys entre las personas y su biblioteca.

Elementos que propician la comunicación entre los lectores y las bibliotecas en el opac Absys

Emisor

El primer elemento de la comunicación es el emisor, quien es responsable de generar y transmitir el mensaje. En el caso que estamos analizando, el emisor sería la persona que se conecta al opac Absys y se identifica como lector de su biblioteca. Es importante destacar que, sin esta validación, la comunicación no podría establecerse, ya que la identificación del emisor es un elemento fundamental para la conversación entre las dos partes. De esta manera, la biblioteca puede asegurarse de que la información que se proporciona a través del opac sea relevante y personalizada para cada usuario, mejorando así la calidad del servicio ofrecido.

Receptor

Por otro lado, el receptor del mensaje sería la biblioteca como destinataria de la comunicación. Para facilitar estas conversaciones, es importante que los profesionales encargados de la biblioteca tengan habilitada la función de «Recibir notificaciones» en sus permisos de usuario. De esta manera, podrán estar al tanto de las consultas, sugerencias o necesidades de los usuarios que utilizan el opac, y podrán responder oportunamente para ofrecer una experiencia satisfactoria y personalizada.

Al contar con esta opción, cada vez que un lector establezca una comunicación, los bibliotecarios recibirán una notificación que les avisará sobre nuevas tareas pendientes de gestionar. De esta manera, los profesionales de la biblioteca podrán estar al tanto de las solicitudes o consultas de los usuarios en tiempo real y responder oportunamente, lo que contribuirá a mejorar la calidad del servicio ofrecido. Además, esta función puede ayudar a la biblioteca a organizar y priorizar las tareas pendientes, y a garantizar una atención más efectiva y personalizada para cada usuario.

Código

El código es el sistema de signos que se utiliza para transmitir información, es decir, el idioma que el emisor y el receptor emplearán en sus comunicaciones, así como también los símbolos o iconos que se utilicen en estos actos. En este sentido, el Absys permite que la biblioteca pueda ofrecer distintas lenguas para que el lector decida con cuál prefiere interactuar en el catálogo en línea. Esto resulta especialmente útil en bibliotecas con usuarios multilingües, ya que les permite acceder a la información en su lengua materna y, de esta manera, mejorar su experiencia con el programa.

Canal de comunicación

Tanto a la interfaz profesional como al opac de Absys se accede a través de una dirección URL, que es el medio que facilita el tránsito de la información entre el emisor y el receptor.

Contexto

El contexto es un factor determinante en la comprensión del acto comunicativo. Tanto el momento como la situación en que se produce la comunicación pueden influir en la manera en que se interpreta el mensaje. En el contexto específico de la biblioteca, la comprensión de los mensajes puede estar influenciada por diversos factores, como el entorno físico y social en el que se encuentran los usuarios y el personal de la biblioteca, la naturaleza de la consulta o el servicio solicitado, así como también las expectativas y necesidades de los usuarios. En este sentido, la intuición y experiencia del personal bibliotecario pueden resultar útiles para interpretar correctamente los mensajes y ofrecer un servicio de calidad a los usuarios.

Retroalimentación

La comunicación es un proceso bidireccional en el que tanto el emisor como el receptor intercambian roles. En el contexto de la biblioteca, los usuarios pueden dejar preguntas o sugerencias y esperan obtener una respuesta por parte del personal bibliotecario. Por su parte, el personal bibliotecario también puede dejar mensajes para los usuarios y confía en que estos los leerán y los tendrán en cuenta. La retroalimentación es esencial en este proceso, ya que permite a ambas partes verificar si el mensaje ha sido comprendido y si se ha logrado la comunicación efectiva.

Mensaje

La información que se transmite a través de Absys en el contexto de la biblioteca puede dar lugar a diferentes tipos de comunicaciones. En los siguientes apartados, analizaremos algunas de ellas. Eso sí, importante, cuando un usuario se identifica en el opac, puede recibir una señal que le alerta que tiene notificaciones pendientes. Esas informaciones son relativas a las comunicaciones que el sistema va generando en relación con las operaciones que el lector haya realizado en la biblioteca, por ejemplo, la activación de una reserva.

Cómo realizar comunicaciones y visualizar las notificaciones desde el catálogo en línea de la biblioteca

Desde el espacio «Mi biblioteca», el lector tendrá acceso a diversas informaciones relacionadas con su actividad como usuario. En primer lugar, podrá visualizar los mensajes que hayan sido añadidos por los profesionales de la biblioteca a sus datos personales. Además, podrá encontrar información generada desde el módulo de circulación, como recordatorios de préstamos sobrepasados.

A través del campo de identificación, el lector tiene la posibilidad de enviar Preguntas y sugerencias a la biblioteca.

Si esas cuestiones han sido tratadas y respondidas por la biblioteca, el lector encontrará la respuesta en el apartado Otros del opac.

Por otro lado, para acceder a las Opiniones que el lector ha expresado sobre algunos títulos del catálogo de la biblioteca, podrá revisar todas las obras que ha valorado y conocer los mensajes que otros lectores han dejado sobre las mismas.

Los Comentarios de los lectores pueden ser recuperados desde la interfaz de los bibliotecarios. Dependiendo de la parametrización de la biblioteca, estos comentarios pueden mostrarse de forma inmediata en el opac o esperar a que la biblioteca los valide antes de ser mostrados.

Si el lector ha presentado una Propuesta de adquisición, ya sea en persona en la biblioteca o utilizando la función del opac, podrá hacer un seguimiento de su solicitud. En la sección correspondiente del opac, podrá verificar si su propuesta ha sido revisada por la biblioteca y si hay alguna comunicación al respecto.

Aquellas personas que se identifiquen como lectores en el opac podrán hacer un seguimiento de toda la información que han generado en el sistema, aunque la biblioteca no haya dejado un mensaje específico para ellos. De esta manera, podrán visualizar sus préstamos, reservas, notificaciones y cualquier otra acción realizada en su cuenta de usuario.

Desde cada uno de los iconos mostrados, se puede acceder a la información correspondiente. Sin embargo, para las operaciones relacionadas con el módulo de circulación, el opac cuenta con un espacio dedicado exclusivamente a los préstamos, denominado Préstamos.

Podrás conocer si el ejemplar que has reservado está disponible para su préstamo y también podrás verificar el estado de tus solicitudes. De esta manera, podrás estar al tanto de cuándo podrás pasar a recoger tus libros y asegurarte de que tus solicitudes se estén procesando adecuadamente.

Desde esa misma sección, el lector tendrá acceso a una lista de títulos con préstamos activos, con información detallada sobre las fechas de inicio y la fecha prevista de devolución. Si la biblioteca lo permite, también podrá revisar la lista de ejemplares ya devueltos y los días asociados a esas operaciones finalizadas.

Como emisora de esta información sobre las comunicaciones a través del opac, espero que el mensaje llegue a numerosos destinatarios en las bibliotecas gestionadas por Absys y que las funcionalidades presentadas resulten sumamente útiles en sus actividades diarias. En el caso de que alguna cuestión necesitara cualquier aclaración, la retroalimentación está abierta a través de los distintos canales de comunicación de Soporte.

Soledad Domínguez Hernández

Técnico de Formación y Soporte de Bibliotecas

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