¿Conoces el módulo para fusionar registros en Digibib?
En el trabajo diario con el catálogo es habitual encontrarse con varios registros bibliográficos que remiten a una misma obra. A veces uno contiene más datos, otro está más resumido y otro incorpora información distinta, lo que acaba generando duplicados en la base de datos y complica la gestión del catálogo. Cuando esto ocurre, surge una duda muy común: qué registro conviene eliminar sin perder información valiosa en el proceso.
Esta situación no solo afecta al mantenimiento de la base de datos, sino también a la claridad con la que se organiza la información bibliográfica. Tener varios registros para una misma obra puede hacer más difícil el control del catálogo, entorpecer su mantenimiento y obligar al personal bibliotecario a dedicar tiempo a revisar cuál conserva mejor la descripción y qué datos merece la pena mantener. En esta Cápsula veremos cómo Digibib facilita esta tarea con una herramienta pensada para combinar o fusionar registros de forma más sencilla y ágil.
Para resolver esta casuística y ayudar a mejorar la calidad de la base de datos, Digibib ha incorporado a sus herramientas un nuevo módulo opcional que permite reunir en un único registro todos aquellos que aluden a una misma obra. Así, el catalogador puede decidir qué información conservar de cada uno de los registros duplicados y trabajar con mayor seguridad durante el proceso, sin que se pierdan más datos que aquellos que decida descartar. El objetivo final es claro: mantener un solo registro lo más completo posible y garantizar el correcto mantenimiento del catálogo.
¿Quieres saber cómo funciona?
El proceso es sencillo y ágil, pensado para facilitar el trabajo diario sin que suponga una gran inversión de tiempo. La finalidad es clara: que al terminar el procedimiento quede un único registro que reúna toda la información relevante contenida en los distintos duplicados, favoreciendo así el correcto mantenimiento del catálogo.
1. Localización de los registros que se quieren combinar
El primer paso consiste en localizar todos los registros bibliográficos que aluden a una misma obra y que se desean fusionar. Una vez identificados, Digibib los reúne para que el catalogador pueda trabajar con ellos de forma conjunta dentro del proceso de combinación.
2. Elección del registro base
Después, los registros seleccionados se mostrarán en una nueva ventana. En ese punto, el catalogador tendrá que decidir cuál de ellos será el registro base sobre el que se construirá el registro definitivo.
Este paso es importante porque permite partir de uno de los registros existentes y usarlo como referencia para completar la información final con los datos que procedan de los demás duplicados.
3. Selección de los campos que se quieren mantener
A continuación, el catalogador podrá seleccionar qué campos quiere conservar de cada uno de los registros duplicados. De este modo, será posible reunir en un único registro la información que resulte más relevante de cada uno, sin perder más datos que aquellos que se decida descartar.
Este sistema permite que la combinación no consista únicamente en eliminar duplicados, sino en construir un registro más completo a partir de la información ya existente.
4. Formación del registro definitivo
A medida que se vayan seleccionando los campos, el registro definitivo se irá conformando y se mostrará en la parte derecha de la pantalla. Así, el catalogador puede visualizar cómo va quedando el resultado final durante el propio proceso.
Esto aporta una visión más clara del trabajo que se está realizando y permite comprobar de forma directa qué información se incorporará al registro final.
5. Resultado final de la fusión
Una vez ejecutado el proceso, solo quedará un registro, que será el resultado de la combinación realizada. El resto de los registros duplicados se eliminarán, cumpliendo así con el objetivo de la herramienta: depurar la base de datos y mantener un único registro para esa obra.
Como has visto, este módulo te ayuda a trabajar de forma más segura cuando necesitas unificar registros bibliográficos que remiten a una misma obra. Con una gestión más clara de los duplicados, resulta más sencillo mantener la calidad de la base de datos y conservar en un único registro toda la información relevante. Si quieres empezar a utilizar esta funcionalidad o necesitas resolver cualquier duda sobre su funcionamiento, contáctanos. Estaremos encantados de ayudarte y de acompañarte en su uso.
Susana Hernández
Técnica de Soporte
