En marzo de 2018 un incendio quemó los 800 metros cuadrados de la oficina de Baratz en Madrid. Gracias a las nubes (y no de lluvia) al día siguiente se pudo seguir trabajando con «normalidad». La nube (de Internet) protegió la mayor parte de la información, documentación y desarrollos al no estar físicamente en el lugar del siniestro. Y es que «las nubes no arden» y por eso se pudo restablecer el trabajo de los empleados y clientes en pocas horas.

Fue una experiencia traumática que superamos también gracias a la comprensión y apoyo de nuestros clientes. Los accidentes no se esperan y llegan cuando quieren. Por eso queremos contar esta experiencia y los beneficios que el modelo SaaS (Software as a Service) ofrecido por Baratz, que combina alojamiento en la nube con las mejores aplicaciones y servicios de nuestros equipos, puede reportar a bibliotecas, archivos y centros de documentación.

Y qué mejor que contarlo a través de un póster en las XVI Jornadas Españolas de Información y Documentación de Fesabid. Shaila Correa y Eduardo Llona fueron las personas encargadas de explicar en el auditorio del World Trade Center de Barcelona nuestra experiencia y los beneficios de tener alojado en la nube la información y la documentación.

Algunos datos que corroboran la importancia del cloud computing y del modelo SaaS son que el 80 % de las empresas que utilizan cloud computing ven mejoras en sus departamentos de sistemas en solo medio año, que la energía usada, las emisiones de carbono e incluso la huella hídrica se reducen en un 90 % trabajando en la nube, que una de cada tres entidades públicas en España utiliza cloud computing, que se prevé que el SaaS represente aproximadamente el 60 % de los servicios en la nube en el año 2020, o que Google, Twitter o Facebook ya utilizan el modelo SaaS.

Son múltiples los Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación que ya utilizan el modelo SaaS de Baratz. Algunos ejemplos, entre otros igual de válidos, son la Red de Bibliotecas Universitarias Españolas (Rebiun), el Museo de Bellas Artes de Bilbao, la Red de bibliotecas de la AECID, Enresa, o la Diputación de Zaragoza.

Beneficios del modelo SaaS para Archivos, Bibliotecas y Centros de Documentación

1. Optimización de recursos materiales y económicos. Los servicios tecnológicos basados en la nube hacen que no sea necesario un servidor propio dedicado, con el consiguiente ahorro económico que esto supone al ser los costes mucho menores.
2. Optimización de recursos humanos. Facilita y simplifica el trabajo de los profesionales al despreocuparse estos de tareas de mantenimiento y actualización del software, pudiendo dedicar sus esfuerzos hacia lo realmente importante: las colecciones y personas.
3. Escalabilidad según necesidades y situaciones. Pensado tanto para grandes proyectos que puedan decrecer como para pequeños proyectos que pueden crecer. Todos ellos tienen cabida en esta modalidad de servicio, permitiendo su adaptación a la realidad de cada momento.
4. Acceso a través de Internet. Acceso desde cualquier lugar y momento, y compatibilidad con la mayoría de sistemas operativos y dispositivos. Esto también posibilita que los técnicos de Baratz puedan resolver las incidencias en un menor tiempo.
5. Seguridad informática. Copias de seguridad para evitar contratiempos (backup), gestión del firewall para controlar el tráfico de entrada (control de accesos), certificado de seguridad SSL (https) para garantizar que el sitio que se visita es seguro…

Por cierto, y antes de finalizar, queremos aprovechar el momento para dar la enhorabuena a los pósteres ganadores en las distintas categorías propuestas en el evento.