El Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía implanta AlbaláNet para la gestión integral de la documentación administrativa que ha generado y custodia de su larga y prolifera trayectoria. AlbaláNet les ofrece un entorno de trabajo para la gestión de todo tipo de documentación de archivo altamente cualificado y apoyado en la normativa archivística nacional e internacional, abarcando los distintos procesos de descripción, clasificación, valoración, circulación, búsquedas y consultas, así como los procesos relacionados con el ciclo vital de la documentación (transferencias y expurgos).

El Museo tiene sus antecedentes en el Centro de Arte Reina Sofía, inaugurado en mayo de 1986 en el antiguo edificio del Hospital General de Madrid. Su finalidad era dar a conocer al público los movimientos artísticos del s.XX mediante la celebración de exposiciones de proyección internacional.

El Archivo Central se crea en 2008 con la finalidad de establecer el Sistema Integral de Gestión Archivística de la institución. La documentación que custodia es fundamentalmente de carácter administrativo, fruto de la gestión ordinaria del Museo y documentación de carácter técnico, generada por las actividades específicas de una institución de estas características.

Se trata fundamentalmente de documentación en soporte papel, pero también en otros formatos, maquetas, cintas de vídeo, disquetes, casetes, DVD, fotografías, planos…

Dispone de un volumen de 2766 unidades descritas, y 5475 unidades inventariadas y pendientes de describir. Además de unas 20 maquetas, y un volumen considerable de planos y fotografías todavía pendientes de identificar, inventariar y describir.

La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.

Se dice que todos los días 1 de enero son los días del dominio público por el hecho de ser el día en el cual se cumplen los derechos de los autores sobre sus obras (más bien que se cumplen los derechos de explotación exclusiva de los herederos). Y es que el cálculo para saber cuándo una obra entra en dominio público comienza el 1 de enero del año siguiente que tiene lugar el hecho. Hecho como puede ser la muerte del autor o la divulgación de una obra para los intérpretes, productores audiovisuales y productores de fonogramas.

Por poner un ejemplo, en España una obra está protegida para los autores durante toda la vida de los mismos más 70 años después de su muerte u 80 años si la muerte se produjo antes de 1987… aunque luego cada país tiene sus propias normas en cuanto a los derechos de autor.

En el caso de España, los derechos de explotación de una obra subsisten 70 años después de la muerte del autor y se computan desde el 1 de enero del año siguiente al de la muerte o declaración de su fallecimiento. No obstante, el plazo es de 80 años para los autores fallecidos antes del 7 de diciembre de 1987. Una vez transcurrido el citado plazo, las obras pasan a dominio público. Biblioteca Nacional de España.

Así es como las obras de Valle-Inclán y de Lorca han pasado a dominio público este mismo año 2016. Obras que pasan a engordar la lista de obras de autores españoles en dominio público. Lista que ya está esperando a los autores españoles que pasarán a dominio público en 2017.

Mapa de las legislaciones nacionales a la fecha. Los países en marrón claro indica la más usual duración Vida del autor más 70 años después.