El Ayuntamiento de Barcelona ha dado un paso al frente en cuento a la instrumentación todo el proceso de gestión documental de su Administración municipal. Es por ello por lo que han elaborado una Política de Gestión Documental con la cual determinar los principios que rigen la gestión integral de los documentos municipales desde su creación (tanto en papel como en electrónico) y en la cual se fijan los instrumentos de gestión y la asignación de roles y responsabilidades para llevarla a cabo.

Según informa la propia página web del Arxiu Municipal de Barcelona:

De esta manera, desde nuestra administración continuamos la línea marcada por la ISO 15489 sobre gestión de documentos y también seguida por otras administraciones públicas que han optado por la creación de un marco general que permita la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de apoyar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se necesite.

Sin duda que es un instrumento necesario en el cual la coexistencia del papel y lo electrónico es una realidad. Una realidad en la cual es necesaria la identificación de instrumentos para la aplicación de los principios (mencionados a continuación) y el establecimiento de responsabilidades para llevarlos a la práctica.

El Archivo Municipal de Burgos ha vinculado las búsquedas de expedientes al Visor Cartográfico del Ayuntamiento. Vinculación que queremos poner en relieve por ser un estupendo y creativo uso práctico de la herramienta MediaSearch para la publicación de sus fondos documentales

Esta nueva funcionalidad, desarrollada por técnicos municipales en colaboración con el archivo, permite realizar búsquedas geográficas de expedientes de obras particulares y públicas, urbanismo y licencias de aperturas depositadas en el Archivo Municipal. [Noticia]

Ni más ni menos trata de vincular la búsqueda de expedientes, y que ya se puede realizar en MediaSearch en base a criterios alfanuméricos, con el visor cartográfico del Ayuntamiento. Se trataría de completar los criterios de búsqueda ya existente con la componente geográfica que en la mayoría de los expedientes está presente mediante el uso de descriptores geográficos (“Lugares”) y que contienen los documentos y expedientes descritos con AlbaláNet y difundidos en web con MediaSearch.

Accediendo al visor cartográfico del Ayuntamiento, se activa la herramienta de “Búsqueda de Expedientes”. El cursor mostrará con una ?, lo que indica que está esperando a que hagamos un clic sobre alguna zona del mapa. Al pulsar sobre alguna de ellas, identifica los expedientes que ya han sido georreferenciados (trabajo que se sigue realizando). Seleccionamos de la lista el expediente que nos interesa y pulsamos “Consultar expediente seleccionado” para visualizar su contenido.

Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…