Desde hace poco tiempo la prestigiosa Escuela Bancaria y Comercial de México custodia, organiza y gestiona su Archivo Histórico con el software de gestión integral de documentación de archivo AlbaláNet.

Con sede central en México DF, el Archivo Histórico de la Escuela Bancaria y Comercial es depositario de la historia y el patrimonio que la institución ha construido a lo largo de sus 87 años de vida. La EBC fue fundada el 10 de marzo de 1929 y desde entonces ha sido una institución privada de educación superior especializada.

Durante 2007 se creó el proyecto del Archivo Histórico de la EBC (AHEBC) con miras a realizar una reflexión sobre el origen, devenir de la Escuela y su relación con la banca mexicana y los despachos contables a lo largo del siglo XX. Las labores inaugurales requirieron casi un año de trabajo, en el que se recopilaron materiales de todas las áreas que componen la administración institucional, así como donados por integrantes de la comunidad, profesores, alumnos y ex alumnos; éstos últimos de generaciones graduadas desde principios de la década de 1930 hasta los egresados más recientes. De igual forma, se concibió un cuadro clasificación que respondiera al peculiar crecimiento de la EBC, que se caracteriza por un dinámico y constante movimiento desde 1990.

Las temáticas contenidas en los acervos de AHEBC, abrevan en la historia del México moderno y en la reconstrucción de la banca; abundan en la historia de la educación privada en nuestro país, particularmente, en la transformación de la carrera de contabilidad y los estudios comerciales a lo largo del siglo XX. De manera muy afortunada, cuenta con fondos procedentes de los archivos personales de dos de los fundadores de la institución que contienen valiosa información histórica que va desde mediados del siglo XIX: el Ing. José Luis Osorio Mondragón y el C.P. Alejandro Prieto Llorente.

Hablar en la actualidad de Administración Electrónica es ya una realidad. No se ve tan utópico, tan inalcanzable como hace apenas unos años. Y hasta hace muy poco, se hablaba mucho de Administración Electrónica pero poco de archivo electrónico, olvidando un tanto que la documentación producida por una administración en el desempeño de sus funciones (sobre todo si es de la administración pública) no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que gestionar al completo su ciclo de vida.

Esta nueva necesidad está transformando al profesional del archivo e incluso introduciendo a su actividad en un nuevo horizonte…con muchas incógnitas y desafíos aún, pero indudablemente en un nuevo horizonte.

Aunque de forma lenta y paulatina, la Administración se está dotando de las herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación. Estas herramientas de producción documental, están generando  documentación sobre la que hay que actuar desde el inicio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información, así como, ya en su fase de archivo asegurar el acceso, la autenticidad, la integridad y la preservación a largo plazo.

Y todo ello con criterios y pautas de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas, conceptos y metodología. Conceptos como OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, timestamp, ingesta, ENI, repositorio, etc, forman parte ya del corpus teórico del campo archivístico junto a los conceptos de ISAD (G), ISAAR, NEDA, cuadro de clasificación, valoración documental y calendarios de conservación, transferencias… Es ésta unión de lo tradicional y lo nuevo, de lo analógico y lo electrónico, lo que marca el camino de futuro del archivero y de la profesión. El cuerpo teórico y las experiencias obtenidas han creado ya un marco sobre el que movernos. Sirvan de ejemplo los portales de PAE (Portal Administración Electrónica) o del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

El profesional del archivo cobra un nuevo papel. El archivero tiene que estar presente, sin duda de una forma más activa que en el pasado, implicándose en la gestión documental desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación, y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Supone, en nuestra opinión, la salvaguarda para una profesión puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente por esta automatización o informatización de todas las actividades inherentes al archivero. Profesión con futuro porque se convertirá en, o debe ser ya, un profesional multidisciplinar.

El Ayuntamiento de Barcelona ha dado un paso al frente en cuento a la instrumentación todo el proceso de gestión documental de su Administración municipal. Es por ello por lo que han elaborado una Política de Gestión Documental con la cual determinar los principios que rigen la gestión integral de los documentos municipales desde su creación (tanto en papel como en electrónico) y en la cual se fijan los instrumentos de gestión y la asignación de roles y responsabilidades para llevarla a cabo.

Según informa la propia página web del Arxiu Municipal de Barcelona:

De esta manera, desde nuestra administración continuamos la línea marcada por la ISO 15489 sobre gestión de documentos y también seguida por otras administraciones públicas que han optado por la creación de un marco general que permita la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de apoyar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se necesite.

Sin duda que es un instrumento necesario en el cual la coexistencia del papel y lo electrónico es una realidad. Una realidad en la cual es necesaria la identificación de instrumentos para la aplicación de los principios (mencionados a continuación) y el establecimiento de responsabilidades para llevarlos a la práctica.