Como publica el “Butlletíe Informatiu de l’Associació d’Arxivers-Gestors de Documents de Catalunya” de noviembre/diciembre 2014, el Arxiu Municipal de Barcelona presenta su catálogo en línea en su Web a través de la solución MediaSearch.

Entre otra información, en el artículo se reseña:

“…se ha diseñado un OPAC (Online Public Acces Catalog) que permite realizar búsquedas y recuperar las descripciones y las imágenes de los diferentes centros de sistema Municipal de Archivos de manera fácil y amigable.

El catálogo en línea permite realizar búsquedas simples en todos los campos de la descripción o búsquedas avanzadas, en las que se puede delimitar el centro y el fondo en el que se quiere realizar la búsqueda. Cuenta también con filtros para fechas, tipo de documento, autores y descriptores.

El buscador permite discernir entre registros con objetos digitales o sin objetos digitales. Destaca también la agrupación de los resultados de las búsquedas por facetas, ya sea centro, materias o fecha, entre otros.

En la página principal del OPAC se ofrecen una serie de búsquedas predeterminadas para lugares y personas. También hay a la vista del usuario los registros más consultados y las últimas descripciones añadidas al catálogo.

A través de este nuevo instrumento, se puede ofrecer el acceso digital a una parte representativa los fondos custodiados en el Archivo Municipal de Barcelona, teniendo en cuenta que últimamente el ritmo de la digitalización de los fondos y colecciones se ha ido incrementando…”

Hace un año hicimos un post en el que enfatizábamos la necesidad de que en la administración pública el archivero tenía de estar presente, y quizás más activamente que en el pasado, en la redefinición de su corpus teórico y la adaptación de las técnicas que emplea, acompasando los cambios a la nueva realidad surgida por el avance inexorable de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.

Es tal el cambio que supone esa nueva realidad en tanto a la relación de los ciudadanos con la Administración Pública que una ley, en principio tan estable, como la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (1992), necesariamente se transforma. El Consejo de Ministros, en comparecencia del 9 de enero de 2015, ha anunciado dos anteproyectos de Ley (en realidad es la misma ley desdoblada) cuyo fin es conseguir “una administración moderna, ágil, eficiente y transparente«. El Gobierno, en su presentación, ha ido tan lejos como para decir: «La administración será íntegramente electrónica, desaparecerá el papel y estará totalmente interconectada» (lo que no dice, es cuándo). A pesar de la indefinición temporal, se ponen las bases para trabajar con seguridad jurídica.

Esta noticia nos brinda una estupenda ocasión para recordar que todo lo que se tramita en electrónico, se ha de archivar en electrónico. Un archivo electrónico debe tener como objetivo la preservación, conservación y acceso de los expedientes electrónicos surgidos en la tramitación, pero de una forma segura e “interoperable”. Cabría fijar algún punto difuso en la definición de archivo digital o electrónico:

• El archivo electrónico debe estar en una plataforma independiente de las plataformas de producción.
• Debe estar basado en estándares y arquitecturas abiertas (OAIS) para asegurar su perdurabilidad.
• Deben aplicarse políticas de archivo y no de gestión de sistemas informáticos. Si ha de primar alguna especialidad, es la archivística y no la informática la debe pautar las actuaciones; la informática es el medio del que valerse.

El pasado 27 de noviembre, Baratz participó en las XII Jornadas sobre la Sociedad de la Información en la Administración Local Almeriense, celebradas en Laujar de Andaráx, un bonito pueblo de la Alpujarra almeriense, y promovidas y organizadas por la Diputación de Almería.

El objetivo de estas jornadas es el de reunir a los representantes de las “Entidades Adheridas al Convenio Marco de Cooperación para la Implantación y Mantenimiento de la Red Provincial de Comunicaciones y Servicios de Teleadministración”, para darles a conocer las novedades y la situación actual en el proceso de hacer realidad la administración electrónica en la provincia de Almería.

Es una buena ocasión para evaluar los proyectos de ediciones anteriores, intercambiar experiencias y, sobre todo, informar de las nuevas propuestas para el siguiente ejercicio. La mejor manera de cumplir el propio lema que inspira estas XII Jornadas, Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno, es organizar eventos como este, en el que la Diputación informa y convoca a las Entidades Locales para su participación activa.

En un tema tan vigente, necesario y a veces desconocido como es el de la administración electrónica, con todas sus implicaciones internas (hacia la propia Administración) y externas (hacia la comunicación y relación con los ciudadanos a la que sirve), el ser invitado para poder hablar de algo mucho más desconocido aún, como es el archivo electrónico, es muy gratificante. Agradecemos a la Diputación de Almería la oportunidad brindada.

Se habla mucho de simplificar, normalizar y racionalizar los procesos administrativos contando con las actuales tecnologías de la información y de las comunicaciones, para conseguir una administración pública más eficiente y, como en el lema de las jornadas, más transparente y más alineada con los ciudadanos. Hay que contar con una pieza fundamental para lograr esos objetivos: el archivo, que, en el entorno de una administración electrónica, no puede ser también sino Archivo Electrónico.