En la gestión archivística digital, la correcta organización de los documentos es tan importante como su conservación o descripción. El cuadro de clasificación constituye el elemento estructural que articula el archivo, define las relaciones jerárquicas entre los documentos y garantiza su coherencia a lo largo del tiempo. En el sistema Digiarch, el cuadro de clasificación no es solo una herramienta organizativa, sino el eje sobre el que se apoyan la descripción multinivel, el control de accesos y la difusión de la documentación.

El cuadro de clasificación refleja cómo se agrupan los documentos según su procedencia y función, distribuyéndolos en distintos niveles, como fondos, secciones, series y unidades documentales. Esta estructura no solo facilita el trabajo interno de los profesionales del archivo, sino que también resulta fundamental para que los usuarios puedan localizar y comprender la documentación de manera clara y ordenada.

En esta Cápsula veremos cómo Digiarch integra el cuadro de clasificación como núcleo del sistema, conectándolo con la descripción multinivel, la gestión de accesos y la navegación de la documentación. También repasaremos qué opciones te da para crear varios cuadros, reorganizar ramas y mantener la integridad de la estructura.

El cuadro de clasificación en Digiarch

Digiarch integra el cuadro de clasificación como uno de los elementos clave de su sistema de gestión archivística. La aplicación permite crear y gestionar uno o varios cuadros de clasificación independientes, lo que resulta especialmente útil para instituciones que administran más de un archivo dentro de una misma plataforma.

El cuadro de clasificación en Digiarch se concibe como una estructura multinivel completamente navegable, que representa de forma fiel la organización jerárquica y funcional del archivo. Los distintos niveles del cuadro pueden explorarse de manera intuitiva, lo que facilita tanto la consulta de la documentación como las tareas de descripción y mantenimiento del archivo.

Una de las principales ventajas de Digiarch es la integración directa entre el cuadro de clasificación y la descripción archivística. Esta integración está estrechamente vinculada con la aplicación de la descripción archivística multinivel conforme a la norma ISAD(G), que establece la necesidad de describir los documentos en relación con su contexto y su posición dentro del fondo.

Ambas herramientas se muestran de forma simultánea en la pantalla, permitiendo trabajar de manera paralela sobre la estructura del archivo y sobre las descripciones de las unidades documentales. Esto refuerza el principio archivístico de que la descripción debe estar siempre vinculada al contexto de producción y conservación de los documentos.

Flexibilidad y control en la gestión archivística

Digiarch ofrece una gran flexibilidad en la gestión del cuadro de clasificación. El sistema permite dar de alta un número ilimitado de puntos, establecer relaciones jerárquicas entre ellos y reorganizar la estructura cuando sea necesario.

Es posible editar títulos, añadir nuevos niveles, cambiar el código de una rama y automáticamente el de todos sus elementos dependientes, mover ramas completas dentro del cuadro o reordenar los elementos según distintos criterios, como el orden alfabético, cronológico o por código de referencia.

Al mismo tiempo, el sistema garantiza la coherencia y la integridad de la estructura archivística. Por ejemplo, no permite eliminar un punto del cuadro de clasificación si este contiene unidades documentales dependientes, evitando así pérdidas de información o incoherencias en la organización del archivo.

Otro aspecto especialmente relevante es la gestión de accesos. Digiarch permite asignar tipos de acceso a cada nivel del cuadro de clasificación. Estos valores se heredan automáticamente por los niveles inferiores, lo que facilita el control de qué documentación puede ser consultada públicamente y cuál debe mantenerse restringida. Esta funcionalidad resulta muy útil en archivos digitales abiertos al público, donde conviven documentos de libre acceso con otros sujetos a limitaciones legales o administrativas.

Un apoyo tanto para profesionales como para usuarios

El cuadro de clasificación de Digiarch no solo está pensado para facilitar el trabajo de los archiveros, sino también para mejorar la experiencia de los usuarios finales. Al mantener visible la estructura del archivo durante la consulta, el sistema ayuda a comprender el contexto de cada documento y su relación con el conjunto del fondo. De este modo, la navegación por el archivo se convierte en un proceso más intuitivo y enriquecedor.

En definitiva, el cuadro de clasificación en Digiarch combina los principios tradicionales de la Archivística con las ventajas de un entorno digital moderno. Su diseño flexible, seguro y plenamente integrado con la descripción archivística lo convierte en una herramienta clave para garantizar una gestión eficaz de los archivos y una difusión clara, ordenada y contextualizada del patrimonio documental.

Montse Martínez Guerra

Documentalista

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