La Casa de Velázquez es un centro de creación artística y un centro de investigación. Presenta la particularidad, desde su fundación en 1928, de acoger conjuntamente a artistas (a través de la Academia de Francia de Madrid) y a investigadores (en el marco de la Escuela de Altos Estudios Hispánicos e Ibéricos). Esto es lo que constituye su singularidad en el conjunto de las cinco Escuelas Francesas en el Extranjero bajo la tutela del Ministerio de Enseñanza Superior, Investigación e Innovación.

Dispone además de una rica biblioteca de investigación especializada en el área cultural hispánica e ibérica. Su fondo está formado por más de 120 000 volúmenes y 1700 colecciones de revistas abarcando las siguientes disciplinas:

• Historia de España, Portugal y América Latina de la época colonial.
• Literatura española.
• Pintura, escultura, cerámica, arquitectura, música, videoinstalaciones.
• Arqueología de la Península Ibérica, Francia y África del Norte.
• Ciencias sociales: antropología, etnología, economía y sociología.
• Geografía.

Además, cuenta con un servicio de publicaciones que edita anualmente unos quince libros y una revista en dos fascículos.

En los últimos meses desde Baratz hemos estado trabajando para la actualización del software de gestión bibliotecaria de la biblioteca de la Casa de Velázquez, así como en la personalización de su opac. Hoy os queremos presentar el resultado.

Las bibliotecas se sirven de las bibliografías recomendadas para diferentes usos: promocionar las novedades que han integrado en su catálogo, sugerir recomendaciones de lectura, agrupar obras de determinados escritores… Con mucha frecuencia estas bibliografías se muestran en la página de inicio del opac de AbsysNet, pero últimamente se opta cada vez más por publicarlas en redes sociales (Twitter, Facebook, etc) y/o en las páginas principales de la biblioteca o de la institución de la que depende (como ayuntamientos, museos, centros de investigación, facultades universitarias, etc.). De esta forma, se consigue una mayor visibilidad, lo que permite llegar a un número mayor de usuarios.

¿Cómo podemos publicar nuestras bibliografías recomendadas fuera del opac de AbsysNet? La respuesta es muy fácil: a través de la construcción de enlaces directos (y que más adelante explicaremos).

Antes, nos gustaría comentaros unos cuantos ejemplos para sacar el máximo partido a las bibliografías recomendadas:

1. Se pueden realizar charlas o crear grupos de lectura sobre un escritor determinado (por motivo de la conmemoración de su muerte, por ejemplo). Las bibliografías nos ayudan a crear una selección de sus obras y difundirlas a través de un acceso directo desde la página principal de la biblioteca, donde se hacen las convocatorias.
2. Queremos informar a los lectores sobre las novedades adquiridas por la biblioteca el último mes y que están puestas a disposición de los usuarios.
3. En centros especializados, como pueden ser por ejemplo museos, la biblioteca puede crear bibliografías que complementen la información de las exposiciones periódicas que se vayan organizando. Esta selección puede recoger obras que comenten el movimiento artístico, el período histórico, la vida y las obras del artista, etc. Para este ejemplo, como sugerencia, se puede incluir en los folletos informativos de exposiciones los enlaces directos a bibliografías como códigos QR para que sean accesibles desde los móviles o tablet.
4. En centros educativos, como pueden ser las universidades, es posible ofrecer a los alumnos las obras de referencia necesarias y complementarias para sus asignaturas. Para ello se necesita también la colaboración de los profesores tanto en la elaboración como en la posterior actualización de las bibliografías.

Según Tomás Saorín, la aplicación de Internet al espacio documental supone considerar al software para bibliotecas como «una superficie de contacto, una ventana desde la que la biblioteca ofrece y muestra a sus usuarios el corazón mismo de su actividad” (e-lis). Las bibliotecas son entidades cada vez más complejas que precisan de la aplicación de sistemas de trabajo que permitan garantizar por un lado la calidad de todos sus servicios, y por otro la permanente innovación y generación de recursos adaptados. Es aquí donde el software para bibliotecas se convierte en una herramienta fundamental para la consecución de esos objetivos.

Baratz ha desarrollado un avanzado software para bibliotecas (AbsysNet) diseñado para dar respuestas a las necesidades actuales de las bibliotecas. Se trata de un sistema 100% web con el más alto nivel de prestaciones que facilita la gestión bibliotecaria ofreciendo todos los recursos al alcance de todos en todo momento. AbsysNet es el punto de encuentro entre lo tradicional y lo digital, entre los servicios presenciales y los virtuales.

Razones por las cuales se debe de utilizar un software de bibliotecas

Existen razones suficientes para gestionar una biblioteca o red de bibliotecas con un software para bibliotecas, puesto que él mismo podrá aportar gran cantidad de ventajas tanto al personal bibliotecario como a los usuarios. Entre esas ventajas se encuentran:

1. Su uso evita la redundancia de información. La información gestionada por el software para biblioteca existirá una única vez, si bien podrá ser actualizada, tratada o consultada por las diversas unidades bibliotecarias.
2. Facilita la recuperación de los documentos catalogados con más facilidad y precisión, dado que disponen de potentes motores documentales que indexan el contenido de las descripciones bibliográficas en tiempo real.
3. Ofrece un desarrollo modular (catálogo, circulación, adquisiciones, publicaciones seriadas…), lo que permite administrar todas las tareas y servicios que gestiona una biblioteca de manera independiente pero al mismo tiempo interrelacionada.
4. Aporta un sistema de administración completo y flexible. Las bibliotecas deben ser capaces de administrar la amplia variedad de recursos con los que trabajan y necesitan disponer de un software que haga posible una administración de la catalogación, la circulación, las adquisiciones, las cuentas, los informes, etc.
5. Aumenta la eficiencia y rapidez de los procesos bibliotecarios como en el caso de la catalogación cooperativa que se simplifican las tareas de corrección de errores y puesta al día de nuevos
6. Permite la colaboración entre bibliotecas reduciendo los costos de las operaciones, y agilizando los procesos relacionados con la gestión de sus colecciones.
7. Se fomenta el acceso a la información de todo tipo, desde la referencial hasta la información a texto completo, incluyendo imágenes y objetos multimedia. El software para bibliotecas almacena información de documentos en múltiples formatos, siendo este uno de los aspectos más relevantes para las bibliotecas híbridas.
8. Propicia la generación de nuevos servicios para los usuarios y ayuda a mejorar los ya existentes, al tiempo que permite atender a un mayor número de usuarios a la vez y ahorra trabajo y tiempo para el personal en la prestación de dichos servicios.
9. Supone un ahorro en inversión en hardware dado que al tratarse de un software basado en plataformas 100% Web y emplearlo para la gestión de redes de bibliotecas se dedican menos recursos en la infraestructura de tecnología local.
10. Ofrece un portal de bibliotecas a través del opac. El opac se convierte en una interfaz gráfica en la línea de la web social, que permite a los usuarios navegar más cómodamente por todos los recursos. El objetivo es permitir a los usuarios buscar y navegar a través de todos los recursos de la biblioteca de tal manera que resulte mucho más accesible el conjunto de la colección.
11. A través del opac, los usuarios disponen de funciones que permiten la participación e interacción con la biblioteca; funciones tale como etiquetado social, calificación y comentarios. Además, disponen de accesos a bibliografías, enlaces electrónicos y búsquedas por facetas; todo presentado en una interfaz muy amigable.

Soraya García Martín

Consultora de bibliotecas. Dpto. Marketing y Ventas en Baratz

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