Con el paso de los años, y de las versiones, AlbaláNET ha ido incorporando una serie de funcionalidades nuevas con el objetivo de satisfacer las necesidades del trabajo archivístico. Algunas dentro del marco legislativo, como la de dar respuesta a la Ley Orgánica de Protección de Datos y otras para responder al cada vez más complejo y variado trabajo con los documentos de archivo.

Estas funcionalidades y novedades han venido marcadas por la necesidad de dar respuesta a un contexto más variado y amplio, tanto funcional como tecnológico, destacando:

• Dar respuesta al trabajo en archivos de oficina/administrativos (abordar no solo al Archivo Histórico, punto de partida de Albalá).
• Dar respuesta a los nuevos soportes: documentos digitales.
• Dar respuesta a nuevas necesidades de  visualización/publicación/difusión de los fondos documentales resguardados.

Ante la avalancha actual del uso de tecnologías en el ámbito de la documentación, se nos presenta a los profesionales de la gestión documental un panorama ciertamente complejo y a la vez apasionante: ¿cómo manejar los documentos de archivo en los nuevos soportes digitales?

Es entonces cuando empiezan los problemas sobre qué debemos considerar como documentos de archivo. ¿Cualquier documento digital? ¿Qué tratamiento hay que darle a un documento de archivo electrónico? ¿Cómo darle un tratamiento archivístico? ¿qué papel juegan los archiveros en este nuevo escenario?

En primer lugar, hay bastante confusión en torno a los conceptos de archivo digital y archivo electrónico. Existe la creencia que digitalizando documentos de archivo en papel o teniendo archivos digitales ya se tienen archivos de documentos electrónicos. Son conceptos que es preciso aclarar, ¿o acaso lo digital no es electrónico y lo electrónico no es digital? Sin embargo, cuando nos metemos en el terreno de la gestión documental si es preciso diferenciar entre ambos conceptos. Entonces, la frontera se hace más visible y el papel que juega el archivero se hace más necesario que nunca y a la vez más difícil.

Los archivos privados son aquellos que custodian los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de las funciones y actividades que les son propias.

Partiendo de esta definición podríamos decir que todos nosotros tenemos un archivo privado en nuestra casa. Nuestra actividad con la empresa de la luz o del gas, con el ayuntamiento, con la Agencia Tributaria… Toda esa actividad nos genera una documentación que deberíamos de guardar, en algunos casos permanentemente y en otros solamente durante un breve período de tiempo, ya se presente en soporte papel o en soporte electrónico.

Quizás esto nos pueda llevar a pensar que los archivos privados son los que solamente hacen referencia a personas, pero incurriríamos en un grave error puesto que los archivos privados también están englobados, entre otros, por los archivos eclesiásticos, los archivos de las fundaciones, casas nobiliarias…

Dentro de los archivos privados en España tenemos diferentes tipologías: Archivos eclesiásticos (los cuales pueden ser catedralicios o diocesanos), archivos de casas nobiliarias, archivos de fundaciones, archivos de bodegas, archivos de Notarios …