En la gestión archivística digital, la correcta organización de los documentos es tan importante como su conservación o descripción. El cuadro de clasificación constituye el elemento estructural que articula el archivo, define las relaciones jerárquicas entre los documentos y garantiza su coherencia a lo largo del tiempo. En el sistema Digiarch, el cuadro de clasificación no es solo una herramienta organizativa, sino el eje sobre el que se apoyan la descripción multinivel, el control de accesos y la difusión de la documentación.

El cuadro de clasificación refleja cómo se agrupan los documentos según su procedencia y función, distribuyéndolos en distintos niveles, como fondos, secciones, series y unidades documentales. Esta estructura no solo facilita el trabajo interno de los profesionales del archivo, sino que también resulta fundamental para que los usuarios puedan localizar y comprender la documentación de manera clara y ordenada.

En el trabajo diario de una biblioteca, hay tareas que parecen pequeñas y acaban robando mucho tiempo. Cambiar un número de lector, sustituir un código de barras o corregir un ejemplar mal asignado a un registro bibliográfico son acciones habituales, pero si se hacen «a mano» pueden generar errores y duplicidades. Ahí es donde las transferencias marcan la diferencia: te permiten actualizar identificadores sin perder el histórico asociado (préstamos, datos y relaciones), manteniendo el catálogo ordenado y evitando rehacer trabajo.

Absys permite realizar estos cambios de forma controlada a través de transferencias en distintos módulos del programa. Eso sí, no todo el mundo puede hacerlo. Como ocurre con otras opciones sensibles, depende de los permisos asignados a cada usuario. Si quieres profundizar en este punto, tienes una Cápsula dedicada a ello: Con permiso: las autorizaciones que permiten trabajar en los distintos módulos de Absys. Y un aviso importante: Absys pide confirmación antes de ejecutar la transferencia y, una vez aceptada, no se puede deshacer, así que conviene revisar bien lo que vas a cambiar antes de confirmar.

¿Te ha pasado que, al volver de vacaciones, no recuerdas las contraseñas de las aplicaciones con las que trabajas? Es algo habitual. La situación se complica cuando cada servicio exige claves distintas y cambian con frecuencia. Esto también afecta al personal de las bibliotecas y a sus usuarios: recuperar el acceso consume tiempo, genera incidencias y puede fomentar malas prácticas, como anotar contraseñas en lugares poco seguros o reutilizarlas en varios entornos.

Para reducir ese problema, muchas corporaciones utilizan un sistema centralizado de identificación. Absys puede comunicarse con SAML2, de modo que es posible acceder a la aplicación con las mismas credenciales que ya usas en otros servicios corporativos. Así se simplifica el inicio de sesión y se mantiene un control más claro de los accesos. Tanto el personal interno como los usuarios externos pueden beneficiarse de un uso coherente, sin duplicar claves ni tener que recordar contraseñas adicionales.