El Archivo Municipal de Roquetas de Mar se ha incorporado a la familia de Archivos que han implementado MediaSearch para la difusión y publicación del catálogo en línea de sus fondos documentales. Con MediaSearch, el Archivo Municipal adopta una herramienta web para consultar y visualizar el patrimonio documental custodiado por la institución municipal y puesto a disposición del público en general.

El Archivo Municipal es el servicio del Ayuntamiento encargado de recibir, organizar, custodiar y conservar la documentación que genera esta institución en el ejercicio de sus funciones, para servirla a las distintas dependencias administrativas, como apoyo en su gestión diaria. Asimismo, es un servicio público que acerca el patrimonio documental de nuestra ciudad, y lo hace accesible, tanto a investigadores, como a ciudadanos en general, para la información, la cultura y la investigación.

Este fondo documental, iniciado en 1786 y que llega hasta la actualidad, incrementándose diariamente, tiene una producción de series variada y uniforme, según la normativa vigente en cada período. Se compone, hasta el momento, de 9911 unidades de instalación en las que se conservan, distintos expedientes, de los que destacan, los de Constitución del Ayuntamiento; Rectificación, Segregación y Fusión del término municipal; Contratación; Obras Particulares; Presupuestos; Mandamientos de Ingreso y Pago; Cuentas de Propios y Arbitrios; de Caudales; Apremio; Correspondencia, etc.; y de 2584 Libros, especialmente relevantes, los correspondientes a las Actas Capitulares; Comisión Municipal Permanente; Abastos y Mercados; Censos de Vivienda y Vecinos; Juntas Municipales de Sanidad; Beneficencia; Enseñanza; de Asociados; Pericial del Catastro; de Servicios Agropecuarios; los Libros Diarios de Ingresos y Pagos; de Inventarios y Balances, Fielato, Caja, entre otros.

Su presentación oficial se llevó a cabo el pasado 15 de noviembre en el Ayuntamiento de Roquetas de Mar de manos de Francisco Gutiérrez (concejal de Atención Ciudadana, Nuevas Tecnologías, Estadística y Documentación) junto a Francisco Galindo (jefe de área de Nuevas Tecnologías) y Adela Navarro (archivera municipal).

Los Archivos son pilares básicos imprescindibles para crear una sociedad democrática, informada y documentada, para afirmar la identidad de los individuos y de las comunidades y la defensa de los derechos humanos. La sociedad debe contar con Archivos que respalden y sustenten sus acciones, que velen por custodiar y proteger su memoria, que generen conocimiento y transparencia. Y toda esa labor que realizan es digna de reconocimiento y admiración.

El pasado día 1 de junio tuvo lugar en Salamanca la entrega de los Premios ACAL 2018. Esta segunda edición de los premios tenía como propósito reconocer el buen hacer en materia de archivos a profesionales e instituciones públicas y privadas. Fueron muchas las candidaturas presentadas, más de cuarenta, pero solamente unas pocas pudieron alzar tan preciado galardón.

Los Premios Asociación de Archiveros de Castilla y León estaban formados por cuatro categorías y un premio honorífico. Las Normas Españolas de Descripción Archivística se llevarón el premio al mejor proyecto archivístico, Javier Barbadillo el premio a la mejor labor profesional, Milagros Moratinos el premio a la mejor labor profesional en Castilla y León, Antonia Heredia el premio ACAL de Honor y el Archivo Digital del Museo del Prado el  premio al mejor evento de difusión.

MediaSearch es una herramienta que trata de poner a disposición del público grandes volúmenes de documentación de una manera fácil e intuitiva. Sus herramientas de búsqueda están pensadas para que tanto usuarios sin experiencia en búsquedas documentales como los usuarios expertos e investigadores puedan encontrar la documentación deseada. Por ello, el objetivo principal es que las búsquedas sean sencillas y potentes.

MediaSearch tiene dos tipos de búsqueda fundamentalmente: la búsqueda avanzada y la búsqueda simple. La búsqueda avanzada consiste en un formulario donde el usuario tiene la posibilidad de hacer búsquedas específicas por campos, niveles del cuadro, intervalos de fechas, etc. Se trata de un formulario que varía en función de la descripción y de los metadatos empleados en esos fondos documentales. Por otro lado, la búsqueda simple es una caja única donde el sistema nos devolverá los registros que en sus metadatos contengan los términos introducidos.

Suele ser frecuente en este tipo de portales escribir directamente como primera y única opción en la caja de búsqueda simple las palabras o frases completas que se quieren recuperar. Esto nos devolverá documentación… pero seguramente nos devolverá demasiada información no relevante. Por eso vamos a comentar una serie de trucos para sacar el máximo provecho de las búsquedas en MediaSearch y para realizar consultas más específicas evitando el mayor ruido documental posible en los resultados. Utilizaremos como ejemplo el portal del Archivo Digital del Museo del Prado para ponerlas a prueba.