Comunidad Baratz

Si buscas la palabra “archivo” en el Diccionario de la Real Academia Española puede que se quede un poco corta la definición. Es correcta… pero hoy queremos mostraros los motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad. Mostrar su valor y su utilidad tanto para ciudadanos de a pie, como para investigadores. Los archivos son entidades abiertas al público (a su público) y tratan (y consiguen) de hacer que nuestra memoria no nos falle nunca.

Lástima que no se le de la importancia que tienen (¡muchísima!) y lástima que en muchas ocasiones (y organizaciones, y juzgados, y empresas…) no se le dé más importancia (o una oportunidad) al archivero / gestor documental. Dejando las penas atrás, y festejando el Día Internacional de los Archivos, compartimos con vosotros los 10 motivos principales de la necesidades de los archivos en la sociedad.

Las pasadas jornadas de Fesabid empezaron con una muy buena noticia, y es que la Presidenta de Fesabid, Glòria Pérez-Salmerón, fue elegida Presidenta electa de la IFLA. Cargo que empezará a desempeñar en agosto de este año. Unas jornadas cargadas de buenos conferenciantes y buenos propósitos que intentaron llevar el mundo del acceso abierto a sus asistentes en su ya decimocuarta edición.

Como no podía ser de otra manera, allí estuvimos como patrocinadores preferentes apoyando a Fesabid y la organización de las jornadas. Jornadas que intentarán tomar un gran impulso en su próxima edición y que tendrá el marco incomparable de la ciudad de Pamplona.

La inauguración oficial no dejó lugar a dudas de que los bibliotecarios/as son los profesionales encargados de la custodia de un patrimonio fundamental para la sociedad. Son piezas clave para la cultura abierta y el conocimiento compartido. Una sociedad que cuenta cada vez con más información a su alcance y a su vez con mayor dificultad para procesarla. Está claro que quienes puedan gestionar las herramientas del presente podrán lograr el éxito en el futuro.

Bibliotecas, una llamada a la acción

La conferencia inaugural fue llevada a cabo por Donna Scheeder, actual Presidenta electa de la IFLA, bajo el título “Libraries, a Call to Action”. Actividad que patrocinamos. En dicha conferencia, Donna Scheeder habló de la rapidez con que el mundo está cambiando y la necesidad de que las bibliotecas aprovechen todo esto a través de la adaptación. Las bibliotecas tienen que ser resistentes para dotar a la sociedad de espacios de libertad, además tienen que saber aprovechar toda la información que está en su poder para ponerla en manos de los usuarios. Está claro que el big data va a modular el mundo, pero se ve necesario un cambio en la Ley de Protección Intelectual y en la tecnología. La legislación actual no ayuda mucho al acceso a la información, es por ello que las bibliotecas tienen que trabajar en las políticas de información y difusión.

Donna Scheeder animó a que todas las bibliotecas participen y trabajen codo a codo, en equipo, para crear una sociedad sólida y fuerte. Tienen que analizar las tendencias, retos y oportunidad, y ver cuales son posibles para ellas antes de pasar a la acción. También destacó el papel importante de los bibliotecarios/as como profesionales que pueden cambiar la vida de las personas y ayudarlas a mejorar en sus vidas ante la pobreza informativa que sufren. Sin duda que los bibliotecarios tienen que estar preparados para adoptar nuevos roles profesionales.

La preservación del documento y expediente electrónico es una de las necesidades y a la vez preocupaciones de las organizaciones que están generando ya importantes cantidades de documentos y expedientes electrónicos con validez jurídica e histórica. Preguntas como ¿Podré recuperar y leer un documento dentro de 20, 30 o 40 años?… en caso de problemas jurídicos, ¿podré presentarlo como prueba ante un juez?… ¿Puedo garantizar la memoria histórica de la organización a través de soportes electrónicos?… ¿Cumplo con los requerimientos de seguridad técnico-jurídica en el archivo de los documentos electrónicos?…

Ahora bien, con ARCE (ARChivo Electrónico) queremos dar respuesta a todo este tipo de preguntas que de forma repetitiva van apareciendo en foros y congresos sobre la materia desde un único programa y servicio… ¿Qué no te hemos presentado aún ARCE?… pues es el momento de que lo conozcas:

ARCE es el programa y servicio de Baratz que permite la preservación de los documentos, expedientes y demás objetos electrónicos a lo largo del tiempo, garantizando que en cualquier momento se podrá acceder a ellos, se podrán leer y se podrá demostrar que son auténticos.

ARCE permite conectarse no solo a productos de Baratz, como AlbalaNet sino a cualquier gestor documental o herramienta de gestión de documentos, expedientes y objetos electrónicos, garantizando una ingesta fácil, con verificación de integridad, autenticidad y validez jurídica. ARCE se basa en estándares abiertos lo que permite la integración con multitud de aplicaciones en ámbitos como la tramitación y gestión de expedientes, la digitalización y proceso de imágenes o la gestión documental.

ARCE soporta distintos modelos de explotación y distribución. La plataforma puede ser utilizada en modalidad in-house, es decir, instalada en el CPD del propio cliente o en modalidad SaaS, como servicio provisto desde Baratz o un proveedor. También se contemplan soluciones mixtas, como la instalación en un tercero de confianza que pueda prestar el servicio al cliente final.

ARCE es una solución escalable que permite la informatización desde pequeños Archivos departamentales hasta el concepto de Red de Archivos, pudiendo adaptar la solución a múltiples formatos de paquetes de ingesta, a procesos de preservación definidos por el usuario y a diferentes tipos de consulta y acceso especializados.