Comunidad Baratz

En ocasiones hay una concepción equivocada de lo que es “Oficina Sin Papel”. Son varias las empresas que ofrecen servicios de gestión documental a clientes garantizándoles que les dejarán las oficinas sin ningún documento físico en papel, y hasta ahí todo va bien. Donde viene el equívoco es que ese papel es trasladado a otro lugar y lo que hacen estas empresas es quitar de la vista del cliente los papeles, pero su gestión documental seguirá dependiendo del papel sí o sí. Una oficina que no tenga papeles a la vista no significa que se gestione sin ellos, y por lo tanto ser considerada como “Oficina Sin Papel”.

Desde Baratz no entendemos así a la “Oficina Sin Papel”. Cuando hablamos de ella entendemos que es una organización donde el soporte en papel es historia dando paso al documento electrónico. Desde nuestra empresa fomentamos que gradualmente una organización gestione su negocio sin documentos en papel y que estos pasen a ser documentos en PDF, WORD, o cualquier otro formato electrónico, con validez legal (al tener firma electrónica, garantizar la legibilidad, integridad, autenticidad y accesibilidad) si hiciera falta.

El inconveniente de las empresas que ofertan servicios de “Oficina Sin Papel a la vista” es que la organización sigue siendo dependiente de la necesidad del papel como origen y prueba ante incidencias, conflictos o litigios, lo cual incrementa los costes fijos y crecientes en cuanto a la custodia, conservación, espacio de almacenamiento, destrucción… e incluso la mayoría de ellas aumentan el coste de la digitalización de esos documentos para ser eficiente en la búsqueda, por lo que también se embarcan en la inversión de un Gestor de Documentos Electrónicos. Otros problemas a los cuales se enfrentan estas empresas es qué hacer cuando un proveedor les manda un documento firmado digitalmente, cómo gestionar facturas electrónicas…

Desde Baratz aconsejamos para crear una verdadera Oficina con Gestión Sin Papel hacer una primera inversión… y dejar a un lado (y por lo tanto ahorrándote) todos los costes del papel, impresiones, escáneres, almacenamiento, custodia, destrucción, etc. A medio plazo, e incluso a corto plazo, podrás ver cómo recuperas esa primera inversión y además de ahorrar una buena suma de dinero aumentarás la eficacia y la calidad en la atención de tus clientes y gestión del negocio.

La Red de Bibliotecas Municipales de Alcorcón pone en marcha su catálogo online, conectando así las 7 bibliotecas municipales y permitiendo a sus ciudadanos el acceso a los fondos de las bibliotecas desde cualquier dispositivo, horario y lugar.

Internet ha llegado también a las bibliotecas municipales de Alcorcón. Desde esta semana las nuevas tecnologías hacen posible con una nueva aplicación hace posible  acceder desde cualquier ordenador a la información de los fondos y, en breve tiempo, también se podrá conocer  la disponibilidad de libros y efectuar reservas. Con esta nueva fórmula, las bibliotecas trabajarán juntas, compartiendo servicios y recursos y optimizando el servicio a las personas  usuarias de bibliotecas públicas municipales.

Con este acceso de las bibliotecas a las redes de internet puesta en marcha por la  Concejalía de Cultura, Centros Culturales y Bibliotecas, los fondos de libros y multimedia serán más accesibles para los socios, logrando también un tiempo más productivo para usuarios y responsables de bibliotecas ya que se podrá conocer  en tiempo real los títulos utilizables y la fecha de devolución de los que están prestados. Por último, en una fase posterior, se podrá acceder a las reservas también por internet.

Para Luis Galindo, quino teniente de alcalde y concejal de Cultura, Centros Culturales y Bibliotecas, “con esta apuesta por las nuevas tecnologías de internet a las que nos incorporamos, buscamos ofrecer un acceso rápido y eficaz a la información bibliográfica, lo que contribuirá sin duda a fomentar el uso de la lectura y potenciar los servicios ofrecidos a las personas usuarias en un momento en el que el uso de internet es prácticamente un imperativo cultural y en el que los cambios tecnológicos son constantes”.

El pasado 18 de junio tuvimos el placer de asistir, tanto de manera presencial como virtual gracias al streaming, a la conferencia de Javier Celaya “Tendencias en modelos de préstamo digital en bibliotecas: Cómo fomentar la demanda de préstamo de ebooks”, organizada por la Red Pública de Lectura de Euskadi, celebrada en Vitoria, con motivo de su décimo aniversario.

En el siglo XXI las bibliotecas no solo seguirán prestando sus actuales servicios con vocación pública, sino que además se convertirán en un lugar muy importante de descubrimiento, préstamo, subscripción y compra (sí, compra) de  todo tipo de contenidos digitales (ebooks, música, cines, videojuegos, apps, etc.). En este contexto de transformación, las bibliotecas deberían asumir un mayor protagonismo en el proceso de redefinición de los modelos de relación con las editoriales para garantizar sus intereses y su papel en la sociedad digital. Este proceso no debe plantearse como una confrontación entre las partes sino como una negociación entre pares, ya que editores y bibliotecarios tendrán que aceptar que los modelos anteriores han quedado obsoletos. [Texto extraído de: “Descubriendo nuevos modelos de préstamo digital en bibliotecas” de Javier Celaya]

En dicha conferencia Celaya nos habló de la biblioteca digital como una biblioteca infinita basada en la intangibilidad del formato electrónico. Bibliotecas digitales cada vez más importantes por la proliferación de dispositivos electrónicos (los cuales están cambiando nuestra forma de leer contenidos) e Internet, el cual nos brinda una nueva forma de descubrir libros, ocio, cultura…

Las bibliotecas no son inmunes a esta transformación social / digital. Transformación en la cual no hay que tener miedo y donde el ensayo / error parece una buena fórmula para asumir el nuevo papel digital de las bibliotecas. Reto al cual se enfrentan las bibliotecas y donde hay unas 16 millones de personas usuarias de bibliotecas que confiesan que les gusta leer, por lo tanto ese sería el público al que habría que llegar… aún teniendo en cuenta que “los lectores digitales los tienen perdidos las bibliotecas y los lectores analógicos mayores no quieren pasarse al formato digital”, según se escuchó en una intervención desde el público asistente a la conferencia.

La biblioteca debe olvidarse de los lotes preestablecidos con libros que no van a ser utilizados o consultados por sus usuarios (de hecho Javier Celaya señala que el 65% de los libros de dichos lotes nunca se utilizarán), siendo de vital importancia que sean los propios lectores y bibliotecarios los que decidan el catálogo de la biblioteca digital. De hecho serían las propias bibliotecas las que deberían liderar esta redefinición de modelos, y no los agregadores de contenidos a plataformas, prestando especial atención a la posibilidad de añadir libros autoeditados y contenidos locales en las bibliotecas digitales. Además habría que tener en cuenta que el factor humano es esencial en las plataformas digitales siendo la tecnología utilizada de gran ayuda para el bibliotecario, el cual será el que decida los libros que debe haber en dicha plataforma (como se ha comentado anteriormente) y prescriptor de títulos a sus usuarios. Otro aspecto a tener en cuenta es que el préstamo interbibliotecario desaparecería entre bibliotecas integrantes de una misma plataforma.