La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.

La solución Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del Archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, la administración, el almacenamiento, el acceso y la difusión. Albalá aporta el valor añadido de una gestión bajo consolidados e innovadores principios archivísticos y documentales, tanto a nivel nacional como internacional.

Y es que recientemente hemos sacado al mercado un producto innovador y renovado, con una nueva tecnología, con una nueva visión y unas nuevas funcionalidades: Albalá 7. Todo ello manteniendo nuestra filosofía y experiencia archivística acumulada en los más de 30 años que llevamos en el mundo de los archivos y la documentación.

Albalá 7 nace con un doble objetivo. Por un lado renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada y por otro lado gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

Características funcionales, técnicas y novedades de Albalá 7

La solución Albalá 7 facilita la gestión del ciclo vital de la documentación, física y electrónica, en su fase de archivo: oficina, central/intermedio e histórico. Su nueva arquitectura y componentes facilitan la integración con las herramientas de base de la gestión documental administrativa: gestores documentales, gestores de expedientes, aplicaciones de Registro, herramientas de gestión económica…

Su arquitectura modular permite adaptarse a las necesidades de cualquier archivo: Archivo Físico, Archivo Electrónico y Archivo Híbrido: Físico+Electrónico.

El Arxiu Municipal de Barcelona ya dispone de la nueva versión del gestor integral de centros archivísticos AlbaláNet. La actualización se ha realizado sobre la renovada versión 6.3 de AlbaláNet, y en él se han implantando algunas de las novedades tecnológicas y funcionales que ofrece el software de archivos de Baratz.

En los últimos meses, un equipo colaborativo Baratz-Arxiu Municipal de Barcelona ha llevado a cabo la actualización a la última versión, AlbaláNet 6.3. Proceso complejo y delicado en una red de centros tan amplia y que tiene que ofrecer un servicio constante e ininterrumpido tanto a la Administración Municipal como a la ciudadanía.

El Archivo Municipal de Barcelona atesora la documentación producida por los órganos de gobierno de la ciudad, desde la creación del régimen municipal de Barcelona a mediados del siglo XIII hasta a la actualidad. Además, también es el depositario de fuentes y colecciones de procedencia privada, que complementan y redescubren aspectos concretos y cotidianos de la ciudad.

Todo este patrimonio documental se conserva, clasifica, organiza y difunde con un doble objetivo. Por un lado ayudar a una mayor transparencia, eficacia y eficiencia de la propia administración municipal y, por el otro, garantizar el derecho de acceso a los documentos a todos los ciudadanos y al mismo tiempo promover el conocimiento de la historia de Barcelona y sus barrios.

Fuente: Página web del Archivo Municipal de Barcelona

Actualmente, una red de centros distribuidos por diferentes lugares de la ciudad conforma el Archivo Municipal de Barcelona: el Archivo Histórico de la Ciudad de Barcelona, el Archivo Municipal Contemporáneo de Barcelona, el Archivo Fotográfico de Barcelona, la red de archivos Municipales de distrito, y los archivos centrales de sectores y empresas.

En cuanto a la red de archivos municipales de distrito comentar que fue creada formalmente el año 1988 y que forma parte del sistema archivístico municipal. Sus centros se ocupan de gestionar, preservar y difundir el patrimonio documental de los diez distritos de la ciudad de Barcelona: Ciutat Vella, El Eixample, Sants-Montjuïc, Les Corts, Sarrià-Sant Gervasi, Gràcia, Horta-Guinardó, Nou Barris, Sant Andreu, y Sant Martí

Este patrimonio contiene más de treinta kilómetros de documentos en papel, más de dos millones de fotografías, y miles de documentos gráficos, audiovisuales, electrónicos y sonoros.

Toda esta red es gestionada con AlbalaNet 6.3, cuya arquitectura web y su lógica funcional se adapta perfectamente a un control y una administración centralizada de toda la red, mediante distintos perfiles de funciones, niveles de permisos de acceso, entornos de trabajo adaptados al personal de oficinas y del archivo central.