El Ayuntamiento de Barcelona ha dado un paso al frente en cuento a la instrumentación todo el proceso de gestión documental de su Administración municipal. Es por ello por lo que han elaborado una Política de Gestión Documental con la cual determinar los principios que rigen la gestión integral de los documentos municipales desde su creación (tanto en papel como en electrónico) y en la cual se fijan los instrumentos de gestión y la asignación de roles y responsabilidades para llevarla a cabo.

Según informa la propia página web del Arxiu Municipal de Barcelona:

De esta manera, desde nuestra administración continuamos la línea marcada por la ISO 15489 sobre gestión de documentos y también seguida por otras administraciones públicas que han optado por la creación de un marco general que permita la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de apoyar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se necesite.

Sin duda que es un instrumento necesario en el cual la coexistencia del papel y lo electrónico es una realidad. Una realidad en la cual es necesaria la identificación de instrumentos para la aplicación de los principios (mencionados a continuación) y el establecimiento de responsabilidades para llevarlos a la práctica.

El Archivo Municipal de Burgos ha vinculado las búsquedas de expedientes al Visor Cartográfico del Ayuntamiento. Vinculación que queremos poner en relieve por ser un estupendo y creativo uso práctico de la herramienta MediaSearch para la publicación de sus fondos documentales

Esta nueva funcionalidad, desarrollada por técnicos municipales en colaboración con el archivo, permite realizar búsquedas geográficas de expedientes de obras particulares y públicas, urbanismo y licencias de aperturas depositadas en el Archivo Municipal. [Noticia]

Ni más ni menos trata de vincular la búsqueda de expedientes, y que ya se puede realizar en MediaSearch en base a criterios alfanuméricos, con el visor cartográfico del Ayuntamiento. Se trataría de completar los criterios de búsqueda ya existente con la componente geográfica que en la mayoría de los expedientes está presente mediante el uso de descriptores geográficos (“Lugares”) y que contienen los documentos y expedientes descritos con AlbaláNet y difundidos en web con MediaSearch.

Accediendo al visor cartográfico del Ayuntamiento, se activa la herramienta de “Búsqueda de Expedientes”. El cursor mostrará con una ?, lo que indica que está esperando a que hagamos un clic sobre alguna zona del mapa. Al pulsar sobre alguna de ellas, identifica los expedientes que ya han sido georreferenciados (trabajo que se sigue realizando). Seleccionamos de la lista el expediente que nos interesa y pulsamos “Consultar expediente seleccionado” para visualizar su contenido.

El pasado 14 de octubre tuvo lugar el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet y que sirvió para presentar a los asistentes las novedades en las que estamos trabajando y que harán que su trabajo sea más eficiente, fácil y satisfactorio. Novedades como Albalá 7, MediaSearch y ARCE (Archivo electrónico). Además, también sirvió para escuchar de primera mano los requerimientos y sugerencias de mejora de los profesionales que ya están usando nuestras soluciones y que nos ayudan a mejorar nuestros productos para adaptarnos a las necesidades del sector.

Este primer encuentro es algo que se venía pidiendo desde hace años por parte de los usuarios de archivos y no podíamos dilatarlo más en el tiempo. Teníamos que estar con ellos y realizar un encuentro en el cual vernos las caras y que las organizaciones que trabajan con nuestros productos conociesen a otras organizaciones que también los están usando para comentar formas de utilizar y mejoras a realizar.

Con estos años difíciles que hemos pasado (al igual que muchas otras empresas y administraciones) teníamos que mandar el mensaje de que aquí seguimos (y lo que nos queda) y que seguimos apostando, y desarrollando, productos para archivos. Muestra de ello es la evolución de AlbaláNet a Albalá 7, MediaSearch y el gestor de archivo electrónico, ARCE.

En el mundo de los archivos han llegado nuevas prácticas y hacen que haya un replanteamiento muy grande para archivos y archiveros/as. Nuevos conceptos y metodologías que necesitan nuevas respuestas y herramientas. Sin lugar a dudas, nuevas demandas que se convierten en nuevas oportunidades para tratar el archivo electrónico, la transparencia y la difusión a los usuarios finales.