Las bibliotecas y archivos digitales son, por sí mismos, una forma eficaz de mostrar las obras o colecciones del catálogo que cuentan con objetos digitales, ya sean nacidos digitales o procedentes de procesos técnicos de digitalización. Sin embargo, a medida que estos portales crecen, surge una nueva necesidad: seleccionar y agrupar determinados contenidos que puedan tener un interés específico para los usuarios. En esta Cápsula veremos cómo la funcionalidad de gestión de áreas en Digibib y Digiarch permite crear agrupaciones de registros según criterios definidos, con múltiples aplicaciones: desde la creación de repositorios y micrositios hasta la organización interna de colecciones digitales.

A medida que se incrementan las colecciones digitales, también lo hace la necesidad de organizarlas de manera flexible, coherente y reutilizable. No se trata solo de disponer de un fondo digital accesible, sino de poder crear agrupaciones específicas que respondan a distintas estrategias: visibilidad institucional, temáticas destacadas, aniversarios, exposiciones virtuales o proyectos de digitalización anual. Contar con una herramienta que permita construir estos conjuntos de forma estructurada y sin duplicar registros se convierte en una enorme ventaja para cualquier biblioteca o archivo digital.

El reto está en ofrecer estos conjuntos de obras de la forma más sencilla posible, de modo que resulten visibles y accesibles dentro de la biblioteca o archivo digital, y que, si así se decide, puedan además integrarse en un repositorio específico recolectado por agregadores nacionales e internacionales, de forma independiente al resto de registros de la colección. Esta capacidad de crear agrupaciones dinámicas no solo mejora la experiencia de búsqueda de los usuarios finales, sino que también facilita el trabajo técnico del personal bibliotecario y archivero, al permitirles controlar qué se muestra, cómo se muestra y en qué contexto, sin alterar los datos originales del catálogo.

¿Cómo afrontamos este reto en nuestra biblioteca o archivo digital?

Si trabajas con Digibib o Digiarch, la respuesta está en la funcionalidad de gestión de áreas. Las áreas son agrupaciones de registros que comparten un criterio común dentro de la plataforma. Esta funcionalidad permite seleccionar esos registros para utilizarlos en distintos contextos: repositorios, micrositios, listas de obras destacadas, entre otros.

La gestión de áreas está disponible en la parte privada del portal y solo es accesible para usuarios con perfil de administración.

Todos los registros del sistema pueden formar parte de una o varias áreas. Esto es especialmente útil, ya que un mismo registro puede pertenecer simultáneamente a diferentes micrositios o listas de destacados, dependiendo de características como su tipología documental, autoría o contenido.

Al dar de alta un área, es importante tener en cuenta qué tipo de registros se van a agrupar. Existen dos posibilidades:

• Registros bibliográficos, incluidos documentos y números de publicaciones seriadas.
• Registros de autoridad, de cualquier tipología.

En ambos casos, puede decidirse si se incluirán solo aquellos que cuenten con objetos digitales asociados, o no.

Además, la gestión de áreas es especialmente útil para configurar repositorios dentro de la biblioteca o archivo digital. Permite definir conjuntos de registros que se recolectarán como repositorio, y dentro de estos, establecer subconjuntos de registros conocidos como sets.

¿Cómo crear un área en Digibib o Digiarch?

La herramienta para dar de alta áreas está disponible en el portal privado de la biblioteca o archivo digital. Para acceder a ella es necesario contar con un usuario con los permisos adecuados.

El proceso comienza con la creación de una nueva área. Para ello, es obligatorio definir un identificador único (no repetible) y un nombre para el área, que podrá modificarse más adelante si es necesario.

En caso de que el área forme parte de una agrupación mayor, se puede establecer una área base. Por ejemplo, el conjunto completo de registros de un repositorio puede configurarse como área base, y a partir de él generar subconjuntos jerárquicos o sets.

Una vez definida la estructura, hay que indicar qué tipo de registros se van a incluir: registros bibliográficos o registros de autoridad. Esta elección determinará también las condiciones de búsqueda que se podrán aplicar para seleccionar qué registros pasarán a formar parte del área.

Por tanto, el siguiente paso será definir cómo se realizará esa selección. Digibib y Digiarch ofrecen dos formas distintas de hacerlo: según campo 906 y según condiciones de búsqueda.

1. Según campo 906

Con esta opción se incluirán aquellos registros a los que se haya añadido un campo 906 en su descripción, indicando el nombre del área correspondiente.

Es una opción más flexible, ya que no se basa en condiciones de búsqueda predefinidas. En su lugar, es el administrador de la web o el catalogador quien selecciona los registros desde el catálogo de Digibib o Digiarch, o bien crea nuevos registros y les añade manualmente ese campo.

El campo 906 permite asociar un registro a un área concreta mediante un desplegable que muestra las áreas previamente dadas de alta bajo este criterio.

La inclusión del campo puede hacerse de forma manual (conforme se van catalogando o incorporando registros) o bien de manera masiva, gracias a la opción de «cambio masivo» del sistema. Esta herramienta permite seleccionar varios registros desde el sumario y aplicar de forma conjunta la acción de añadir o quitar un área.

2. Según condiciones de búsqueda

Esta opción permite establecer criterios concretos que determinarán qué registros se incluirán automáticamente en el área.

Los criterios disponibles varían según el tipo de registro: pueden aplicarse a registros bibliográficos (Digibib), descripciones archivísticas (Digiarch) o registros de autoridad. Pueden utilizarse de forma individual o combinados, aunque al menos debe definirse uno para crear el área.

Una vez configurados, el sistema incluirá automáticamente todos los registros de la colección que cumplan con los criterios definidos.

Condiciones de búsqueda para registros bibliográficos (Digibib)

• Sección: Solo se incluirán los registros que pertenezcan a la sección elegida en el desplegable (incluye todas las dadas de alta desde el cliente de catalogación). Asimismo, se pueden establecer varias secciones para limitar el acceso de registros al área; para ello se pinchará sobre el icono +. Cuando se establece más de una sección, estas se pueden ordenar con los iconos correspondientes (↑↓), así como eliminar si es necesario (X).
• Catálogo: Solo se tendrán en cuenta los registros que formen parte del catálogo seleccionado en el desplegable (incluye todos los existentes en el cliente de catalogación). Al igual que en el caso anterior, también se pueden establecer varios catálogos para restringir el acceso al área.
• Tipo de documento: Los registros se seleccionarán en base a su tipología documental (los valores incluidos en el desplegable son los definidos por el formato MARC 21). Como en el caso de las secciones, también se pueden establecer varios tipos de documentos para limitar el acceso de registros al área.
• Biblioteca: Solo formarán parte del área los registros que pertenezcan a la biblioteca seleccionada en el desplegable (incluye todas las que haya en el cliente de catalogación). Al igual que en los puntos anteriores, se pueden indicar varias bibliotecas para limitar el acceso de registros al área.
• Solo registros con objetos digitales: Este campo permite determinar si en el área se van a incluir todos los registros o solo aquellos que tengan objetos digitales.
• Restringir tipos de registros: A través de este campo se puede limitar si los registros que formarán parte del área serán solo bibliográficos o solo números de publicaciones seriadas.

Condicines de búsqueda para unidades de descripción (DIGIARCH)

• Catálogo: Solo se tendrán en cuenta los registros que formen parte del catálogo seleccionado en el desplegable (incluye todos los existentes en el módulo de descripción). El sistema permite establecer más de un catálogo para restringir el acceso al área.
• Archivo: Solo formarán parte del área los registros que pertenezcan al archivo seleccionado en el desplegable (incluye todos los que haya en el módulo de descripción). Como en el caso anterior, se pueden establecer varios archivos para limitar el acceso de registros al área.
• Nivel de descripción: Los registros se seleccionarán en base a su nivel de descripción. Al igual que en los puntos anteriores, se pueden indicar varios niveles de descripción para limitar el acceso de registros al área.
• Solo registros con objetos digitales: Este campo permite determinar si en el área se van a incluir todos los registros o si solo se van a tener en cuenta aquellos que tengan objetos digitales.

Condiciones de búsqueda para autoridades (Digibib/Digiarch)

• Tipo de autoridad: Solo se incluirán los registros de autoridad correspondientes al tipo que se seleccione (incluye todos los tipos de autoridad existentes en la base de datos). Asimismo, se pueden establecer varios tipos de autoridad para limitar el acceso de registros al área; para ello se pinchará sobre el icono +.

• Solo registros con objetos digitales: Este campo permite determinar si en el área se van a incluir todos los registros de autoridad o solo aquellos que tengan objetos digitales asociados.

Este formulario para seleccionar los registros que se van a incluir en un área también cuenta con unas «Condiciones de filtrado avanzadas», las cuales son más específicas y están pensadas para administradores avanzados del sistema, ya que requieren valores que no suelen ser conocidos por un administrador estándar.

Se pueden añadir tantos filtros como se desee, así como definir más de un valor para un mismo campo.

Aplicaciones de la gestión de áreas a la biblioteca o archivo digital

Aunque ya hemos apuntado algunos de los usos que permite la gestión de áreas, en este apartado definimos brevemente cómo puede aplicarse esta herramienta en una biblioteca o archivo digital:

1. Gestión de micrositios: Un micrositio es una web que se crea dentro de la biblioteca o archivo digital con el objetivo de dar mayor visibilidad a un fondo concreto, a partir de criterios temáticos y/o un conjunto de registros de autoridad, permitiendo establecer, por ejemplo, una biblioteca de autor o autores. Este portal cuenta con su propio menú, formulario de búsqueda, imagen de cabecera y otros elementos que lo diferencian de la interfaz general de la biblioteca o archivo digital.
2. Gestión de repositorios OAI-PMH: Los repositorios son «archivos» donde se depositan trabajos derivados de la producción científica o académica de una institución, obras patrimoniales digitalizadas para su preservación, etc. La inclusión de estos trabajos u obras en un repositorio institucional incrementa la proyección del perfil de un autor a nivel internacional y amplifica el impacto de la investigación desarrollada, así como de la institución que difunde sus fondos. Las siglas OAI-PMH corresponden a Open Archives Initiative – Protocol for Metadata Harvesting, un protocolo utilizado para la transmisión de metadatos. Este protocolo define un mecanismo para la recolección de metadatos desde los repositorios.
3. Gestión de sets dentro de un repositorio OAI-PMH: Los sets (agrupaciones) son un componente estándar del protocolo OAI-PMH y se utilizan para acotar partes concretas de un repositorio, facilitando así la recolección selectiva de recursos por parte de los recolectores.
4. Agrupar registros de forma interna: Esta funcionalidad es útil, por ejemplo, para instituciones que seleccionan fondos en campañas anuales de digitalización. Permite agrupar los registros y trabajar con ellos de forma independiente al resto del catálogo (corregir errores, mejorar o completar su catalogación, etc.). De este modo, se pueden identificar claramente los registros digitalizados en cada periodo.

Noemi Barbero Urbano

Documentalista en Baratz