Las bibliotecas deben colaborar y cooperar de manera conjunta, deben trabajar como un equipo para optimizar su forma de trabajar y conseguir el mayor grado de satisfacción de sus usuarios, y para todo ello hace falta planificación y estrategia. Esa puede ser una de las conclusiones que nos llevamos del VI Encuentro Bibliotecas y Municipio y que llevaba por título REDedfiniendo la biblioteca en la ciudad.

España tiene más de 4.720 bibliotecas, más de 69 millones de documentos y más de 41 millones de préstamos anuales. Con tales cifras, ¿cómo no trabajar de manera conjunta?… y es que Internet lo pone cada vez más fácil (ya lleva años haciéndolo). El trabajo interno y externo de las bibliotecas no tiene fronteras físicas gracias a él.

Según Jordi Permanyer (Gerente de Servicios de Bibliotecas de la Diputación de Barcelona) no se entiende que una biblioteca trabaje de manera aislada, es por eso que trabajan casi todas en red… aunque hay algunas aún en España que no responden a una estructura en Red. También comentó que el nivel de inversión en bibliotecas es bastante bajo y que el gasto debe centrarse (o priorizarse) en el funcionamiento de estas.

El servicio bibliotecario debe ser único y formar una gran red, para eso hace falta planificación de servicios y tener una estrategia común centrada en una buena oferta de servicios. Las bibliotecas tienen que trabajar codo con codo. El ciudadano debe percibir el uso de las bibliotecas como un único servicio y no como múltiples servicios aislados.

En el futuro tecnológico de las bibliotecas se hace más necesario el trabajo en red y la coordinación es fundamental. El sistema informático bibliotecario es importante para que se trabaje de manera coordinada. Dicha coordinación debe ser encabezada por una biblioteca que lidere el proyecto y las convierta en un único servicio al ciudadano… sin olvidar el desarrollo y refuerzo a las bibliotecas escolares, y la búsqueda de alianzas con otros servicios municipales. En definitiva, el trabajo en Red de las bibliotecas se hace más que necesario para ofrecer la calidad que se merecen los usuarios y la ciudad (sin olvidar la sostenibilidad económica).

La Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) es el principal órgano de gestión de la Cooperación Española, orientada a la lucha contra la pobreza y al desarrollo humano sostenible. En el exterior, la AECID cuenta con una Red de Centros Culturales para implementar sus políticas de cooperación cultural. De forma paralela, la Red de Centros de Formación, se encargan de coordinar y ejecutar acciones de cooperación en el ámbito de la formación y preparación técnica especializada.

Estos CCE y CF son espacios de encuentro de ciudadanos que facilitan el intercambio y el conocimiento. Los Centros tienen cada uno su biblioteca como herramienta para fortalecer las políticas culturales que se desarrollan, y han sido las bibliotecas las que han decidido dar un paso más en la cooperación y colaboración mutua poniendo en marcha la red de bibliotecas de los CCE y CF de la AECID que contará con un catálogo único. El sistema elegido para este proyecto ha sido AbsysNet.

La creación de esta red de bibliotecas aportará numerosas ventajas sobre la estructura anterior que era gestionada por sistemas descentralizados en los que cada biblioteca realizaba de forma repetitiva los mismos trabajos, con una calidad de servicio a los usuarios limitada a los recursos de cada una de las bibliotecas.

El resultado final será una gran Biblioteca Virtual, con un catálogo colectivo real disponible en Internet, con posibilidad inmediata de compartir recursos bibliográficos e implantar servicios avanzados en línea.

Los grandes beneficiados de esta centralización serán los usuarios de las bibliotecas que podrán acceder a un opac utilizando una interfaz Web, en el que encontrarán el conjunto de los fondos disponibles en la red de bibliotecas de los CCE y CF de la AECID, aunque si lo prefieren, también podrán tener una visión parcial, centrada exclusivamente en los fondos localizados en su biblioteca de referencia.

Es una necesidad de las instituciones públicas que los archivos, tanto de trámite/oficina como de concentración/intermedios e históricos, trabajen de forma coherente a lo largo del ciclo vital de la información documental. Los archivos deben funcionar como un sistema integrado y no como unidades aisladas y desvinculadas, para una mejor y eficaz gestión y de administración de documentos de archivos.

Los archivos de una institución deben compartir en forma estandarizada sistemas, métodos e instrumentos formales para la gestión de los documentos. Por ello, el disponer de un software para la realización de las tareas archivísticas de descripción, clasificación, ordenación, y valoración es una herramienta imprescindible en esa labor de de crear un Sistema de Archivos.

Es por ello, que entre las principales ventajas de disponer de un software de gestión integral 100% web de Archivos se encuentra el poder conformar y gestionar toda la red de centros de archivos que conforman el Sistema de Archivos de una institución u organismo.

Un excelente ejemplo que podemos citar, es el uso que hace el Instituto Nacional de Bellas Artes de México (INBA) del potencial de AlbaláNet. El INBA es una institución nacional, con centros distribuidos por todo México. Las actividades desarrolladas por el INBA abarcan las diferentes manifestaciones en los campos de la música, la danza, las artes plásticas, la arquitectura, la literatura y el teatro, para lo cual cuenta con centros como: Museos, Compañías Artísticas Nacionales, Orquesta Sinfónica Nacional, Escuelas de educación artística, Conservatorios, etc, etc. Junto a estos centros, la red está conformada también por las unidades internas administrativas de la institución: Dirección General, Dirección Jurídica, Recursos Humanos,…