Comunidad Baratz

Las bibliotecas no es que solamente estén muy bien valoradas por sus usuarios, sino que también está visto y comprobado que su inversión es rentable para la sociedad. Esto es lo que ha venido a demostrar, una vez más, el estudio realizado en Navarra por el Consejo de Cooperación Bibliotecaria sobre el valor de las bibliotecas públicas, universitarias y especializadas.

Dicho estudio habla del ROI (el retorno de la inversión) de las bibliotecas y da unos datos más que sorprendentes: Por cada 1 euro invertido en las bibliotecas hay un retorno de la inversión de entre 3,49 y 4,66 euros. Sin duda que unos magníficos datos y que ponen en relieve el magnífico servicio y labor de las bibliotecas, y que van a repercutir directamente a la sociedad.

Ahora bien, aunque el estudio se centra en su mayoría en el tema del valor y el retorno de la inversión, nos gustaría destacar el apartado final del mismo en el cual se habla de los usos, motivos y beneficios de las bibliotecas para la sociedad. Información entre la que destaca que casi todos los usuarios de la biblioteca recomendaría su uso a amigos o familiares, que la valoración de la biblioteca es de notable alto y que lo que más valoran los usuarios es la atención y profesionalidad del personal. También que para la mayoría de usuarios las bibliotecas son soporte para la educación de los niños y jóvenes, y que son muy importantes para conservar colecciones de libros y otros materiales de interés histórico y patrimonial o sobre la cultura local o de la región.

Motivos de uso de la biblioteca, valoración general y valoración de aspectos concretos

El principal motivo para usar las bibliotecas es por ocio y tiempo libre. Los encuestados puntúan este motivo con un 7,6 sobre 10. Le sigue el motivo de estudios o formación (6,5) y la búsqueda de información (6,4). Luego hay otros motivos de uso de la biblioteca menos extendidos, como por ejemplo por el acompañamiento de alguien (4,2) y el uso por motivos laborales (4).

En cuanto a la valoración global de las bibliotecas están muy igualadas tanto las bibliotecas públicas como las universitarias y las especializadas. Las primeras obtienen una puntuación de 8,1 sobre 10, las segunda de un 8 (aunque el personal docente e investigador la puntúa con un 8,7 y los estudiantes con un 7,6) y las terceras con un 7,9.

El Museo Nacional Centro de Arte Reina Sofía implanta AlbaláNet para la gestión integral de la documentación administrativa que ha generado y custodia de su larga y prolifera trayectoria. AlbaláNet les ofrece un entorno de trabajo para la gestión de todo tipo de documentación de archivo altamente cualificado y apoyado en la normativa archivística nacional e internacional, abarcando los distintos procesos de descripción, clasificación, valoración, circulación, búsquedas y consultas, así como los procesos relacionados con el ciclo vital de la documentación (transferencias y expurgos).

El Museo tiene sus antecedentes en el Centro de Arte Reina Sofía, inaugurado en mayo de 1986 en el antiguo edificio del Hospital General de Madrid. Su finalidad era dar a conocer al público los movimientos artísticos del s.XX mediante la celebración de exposiciones de proyección internacional.

El Archivo Central se crea en 2008 con la finalidad de establecer el Sistema Integral de Gestión Archivística de la institución. La documentación que custodia es fundamentalmente de carácter administrativo, fruto de la gestión ordinaria del Museo y documentación de carácter técnico, generada por las actividades específicas de una institución de estas características.

Se trata fundamentalmente de documentación en soporte papel, pero también en otros formatos, maquetas, cintas de vídeo, disquetes, casetes, DVD, fotografías, planos…

Dispone de un volumen de 2766 unidades descritas, y 5475 unidades inventariadas y pendientes de describir. Además de unas 20 maquetas, y un volumen considerable de planos y fotografías todavía pendientes de identificar, inventariar y describir.

La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.