El proceso de gestión documental en el archivo electrónico

16 Septiembre, 2016 at 08:08

Desde que un documento nace (o se crea) hasta que muere (o se destruye) tiene que pasar por varias fases. Dichas fases lo que vienen a demostrar es la importancia y utilidad de la información que contiene dicho documento tanto para las personas como para las organizaciones que lo generan y que posteriormente preservan, o destruyen.

Son tiempos en los cuales a los archivos les toca convivir con lo digital y lo analógico

El archivo electrónico es de gran utilidad, y necesidad, en estos tiempos en los cuales la generación de documentos en formato digital crece de manera constante. Y es que son tiempos en los cuales a los archivos les toca convivir con lo digital y lo analógico (archivos híbridos). También son tiempos, para algunos archivos, en los que se tiende a la digitalización de la documentación analógica para convertirla en documentación electrónica, y tiempos en los cuales tratan de hacer que la nueva documentación nazca ya de manera electrónica (documentos nativos electrónicos) para no tener que digitalizarla posteriormente.

Nuevamente queremos echar mano de una fantástica infografía creada por el Archivo General de la Nación de Colombia en la cual explican las fases y procesos de la gestión documental electrónica. En ella se diferencian tres fases (Planificación documental, Prearchivística y Archivística) que cuentan con una serie de procesos para la gestión documental, como son (y según orden de ejecución): la planificación, valoración, producción, gestión y tramitación, organización, transferencia, disposición de documentos y preservación a largo plazo.

Albalá 7, la solución web para la gestión integral del archivo

19 Mayo, 2016 at 08:05

La solución Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del Archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, la administración, el almacenamiento, el acceso y la difusión. Albalá aporta el valor añadido de una gestión bajo consolidados e innovadores principios archivísticos y documentales, tanto a nivel nacional como internacional.

Albalá 7 permite la gestión integral del archivo físico, electrónico e híbrido

Y es que recientemente hemos sacado al mercado un producto innovador y renovado, con una nueva tecnología, con una nueva visión y unas nuevas funcionalidades: Albalá 7. Todo ello manteniendo nuestra filosofía y experiencia archivística acumulada en los más de 30 años que llevamos en el mundo de los archivos y la documentación.

Albalá 7 nace con un doble objetivo. Por un lado renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada y por otro lado gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

Características funcionales, técnicas y novedades de Albalá 7

La solución Albalá 7 facilita la gestión del ciclo vital de la documentación, física y electrónica, en su fase de archivo: oficina, central/intermedio e histórico. Su nueva arquitectura y componentes facilitan la integración con las herramientas de base de la gestión documental administrativa: gestores documentales, gestores de expedientes, aplicaciones de Registro, herramientas de gestión económica…

Su arquitectura modular permite adaptarse a las necesidades de cualquier archivo: Archivo Físico, Archivo Electrónico y Archivo Híbrido: Físico+Electrónico.

Archivo físico y Archivo electrónico: una misma necesidad, una misma solución

9 Febrero, 2016 at 08:18

Hablar en la actualidad de Administración Electrónica es ya una realidad. No se ve tan utópico, tan inalcanzable como hace apenas unos años. Y hasta hace muy poco, se hablaba mucho de Administración Electrónica pero poco de archivo electrónico, olvidando un tanto que la documentación producida por una administración en el desempeño de sus funciones (sobre todo si es de la administración pública) no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que gestionar al completo su ciclo de vida.

Esta nueva necesidad está transformando al profesional del archivo e incluso introduciendo a su actividad en un nuevo horizonte…con muchas incógnitas y desafíos aún, pero indudablemente en un nuevo horizonte.

La Administración Electrónica está transformando al archiveroa

Aunque de forma lenta y paulatina, la Administración se está dotando de las herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación. Estas herramientas de producción documental, están generando  documentación sobre la que hay que actuar desde el inicio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información, así como, ya en su fase de archivo asegurar el acceso, la autenticidad, la integridad y la preservación a largo plazo.

Y todo ello con criterios y pautas de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas, conceptos y metodología. Conceptos como OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, timestamp, ingesta, ENI, repositorio, etc, forman parte ya del corpus teórico del campo archivístico junto a los conceptos de ISAD (G), ISAAR, NEDA, cuadro de clasificación, valoración documental y calendarios de conservación, transferencias… Es ésta unión de lo tradicional y lo nuevo, de lo analógico y lo electrónico, lo que marca el camino de futuro del archivero y de la profesión. El cuerpo teórico y las experiencias obtenidas han creado ya un marco sobre el que movernos. Sirvan de ejemplo los portales de PAE (Portal Administración Electrónica) o del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

El profesional del archivo cobra un nuevo papel. El archivero tiene que estar presente, sin duda de una forma más activa que en el pasado, implicándose en la gestión documental desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación, y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Supone, en nuestra opinión, la salvaguarda para una profesión puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente por esta automatización o informatización de todas las actividades inherentes al archivero. Profesión con futuro porque se convertirá en, o debe ser ya, un profesional multidisciplinar.

Ilusión y trabajo en archivos tras el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet

19 Octubre, 2015 at 08:19

El pasado 14 de octubre tuvo lugar el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet y que sirvió para presentar a los asistentes las novedades en las que estamos trabajando y que harán que su trabajo sea más eficiente, fácil y satisfactorio. Novedades como Albalá 7, MediaSearch y ARCE (Archivo electrónico). Además, también sirvió para escuchar de primera mano los requerimientos y sugerencias de mejora de los profesionales que ya están usando nuestras soluciones y que nos ayudan a mejorar nuestros productos para adaptarnos a las necesidades del sector.

Ilusión y trabajo conjunto en el sector archivos

Este primer encuentro es algo que se venía pidiendo desde hace años por parte de los usuarios de archivos y no podíamos dilatarlo más en el tiempo. Teníamos que estar con ellos y realizar un encuentro en el cual vernos las caras y que las organizaciones que trabajan con nuestros productos conociesen a otras organizaciones que también los están usando para comentar formas de utilizar y mejoras a realizar.

Con estos años difíciles que hemos pasado (al igual que muchas otras empresas y administraciones) teníamos que mandar el mensaje de que aquí seguimos (y lo que nos queda) y que seguimos apostando, y desarrollando, productos para archivos. Muestra de ello es la evolución de AlbaláNet a Albalá 7, MediaSearch y el gestor de archivo electrónico, ARCE.

En el mundo de los archivos han llegado nuevas prácticas y hacen que haya un replanteamiento muy grande para archivos y archiveros/as. Nuevos conceptos y metodologías que necesitan nuevas respuestas y herramientas. Sin lugar a dudas, nuevas demandas que se convierten en nuevas oportunidades para tratar el archivo electrónico, la transparencia y la difusión a los usuarios finales.