Los Archivos se encuentran inmersos en una transformación digital que está renovando la praxis archivística y el trabajo de sus profesionales, los cuales han evolucionado hasta convertirse en profesionales multidisciplinares. Todo ello se debe a un claro protagonista: el documento electrónico. El archivo electrónico forma parte de la transformación digital y la gestión del documento electrónico supone un auténtico cambio de paradigma. Este periodo de transición entre el papel y el documento electrónico se denomina sistema mixto o híbrido.
En el glosario ENI, el documento electrónico se define como: «Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado». Según el reglamento (UE) número 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, se define documento electrónico como: «Todo contenido almacenado en formato electrónico, en particular, texto o registro sonoro, visual o audiovisual».
Un documento de Archivo es una expresión testimonial, que tieneun carácter auténtico, objetivo e imparcial; forma parte de un fondo o conjunto orgánico; y es el resultado de una tramitación administrativa o jurídica y del proceso natural de la gestión de una persona o entidad pública o privada en el cumplimiento de sus funciones. Su utilidad se bifurca en dos vertientes: una ligada a los valores primarios (asociada al cumplimiento de los fines de la entidad) y otra vertiente, relacionada con los valores secundarios (resultante del paso del tiempo por la información que puede suministrar desde una perspectiva histórica).
En un estudio de 1982 se recogían más de 120 definiciones del término documento, a las que habría que añadir las generadas desde entonces. Desde el punto etimológico, documento procede del latín documentum, derivado del verbo docere que significa enseñar, instruir sobre algo, pero esta definición se queda pequeña e imprecisa.
El patrimonio documental de muchos países está en peligro. Si no se hace algo urgentemente este podría desaparecer y dejar un vacío terrible en la historia de la humanidad. Por suerte existen programas que tratan de poner medios y barreras para su conservación y acceso universal. Programas como Memoria del Mundo de la UNESCO, y cuya misión es facilitar la conservación del patrimonio documental mundial mediante las técnicas más adecuadas, contribuir al acceso universal al patrimonio documental y sensibilizar a nivel mundial sobre la existencia y la importancia del patrimonio documental.
La UNESCO estableció el Programa Memoria del Mundo en 1992. El impulso provino originalmente de una creciente conciencia del lamentable estado de conservación y acceso al patrimonio documental en diversas partes del mundo. La guerra y la agitación social, así como la grave falta de recursos, han empeorado los problemas que han existido durante siglos. Colecciones importantes en todo el mundo han sufrido una variedad de destinos. El saqueo y la dispersión, el comercio ilegal, la destrucción, el lugar de conservación y la financiación inadecuadas han contribuido a ello. Tanto como desapareció para siempre; mucho está en peligro. Felizmente, el patrimonio documental perdido a veces se redescubre. [UNESCO: Memory of the World]
