La finalidad de los Archivos es custodiar, conservar y facilitar el acceso a los documentos, independientemente del formato (físico o electrónico), con el fin de apoyar y acreditar la gestión de la administración, asegurar derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como el conocimiento del pasado y difundir el patrimonio documental histórico. Para llevar a cabo esta labor, los profesionales del Archivo realizan diversas labores de tratamiento documental que tienen como objetivo su identificación, organización, clasificación, valoración y conservación.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo permiten realizar estas tareas de forma digital y suponen un apoyo fundamental e imprescindible, en la actualidad, en las tareas archivísticas. Apoyo no solamente en la realización del trabajo propio del archivero o documentalista, sino con herramientas de control y de auditoría del propio trabajo que ayuda a los usuarios administradores y responsables del sistema a controlar la actividad y el uso que se hace de él.

Esta funcionalidad de auditoría cobra mayor importancia cuando hablamos del Archivo Electrónico Único, puesto que dota de mayor seguridad y control sobre el uso (altas, modificaciones, eliminaciones, etc.) y el acceso al sistema.

Los sistemas archivísticos son un conjunto de leyes y normas relacionadas a través de una red de centros y de servicios técnicos. La mayoría de los archivos forman parte de un sistema, no están solos y no existe un sistema archivístico si no existen instituciones u organizaciones que produzcan la documentación procedente de sus funciones.

Según el Diccionario de Terminología Archivística (DTA), un sistema archivístico es: «El conjunto de normas e instituciones que participan en la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental. Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística y el personal».

Otra de las muchas definiciones que se pueden aportar, es la de la docente hispalense y teórica de referencia en materia archivística, Antonia Heredia, quien define sistema de archivos como: «Conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, la transferencia, el depósito, la organización, la descripción y el servicio de los documentos».

William J. Murtagh, el cual ha ocupado un puesto fundamental en el campo de la preservación histórica, expuso en su libro Keeping Time: the History and Theory of Preservation in America: «La preservación pone el pasado a conversar con el presente por un mutuo interés en el futuro». En el marco legal de España, queda plasmada la importancia de salvaguardar el material documental. La Constitución española señala, en su artículo 46, la obligación de los poderes públicos de garantizar la conservación del patrimonio cultural español. La legislación nacional al respecto se desarrolla, más ampliamente, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en las leyes sobre patrimonio de las respectivas comunidades autónomas.

La preservación y la conservación del fondo documental incluye un conjunto de medidas tendentes a asegurar el buen estado de los documentos. Puesto que, tanto el fondo físico como el digital, se deteriora de forma acelerada debido a diversos factores, como publicamos en el anterior post Las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales.