La finalidad de los Archivos es custodiar, conservar y facilitar el acceso a los documentos, independientemente del formato (físico o electrónico), con el fin de apoyar y acreditar la gestión de la administración, asegurar derechos de los ciudadanos, fomentar la investigación científica, así como el conocimiento del pasado y difundir el patrimonio documental histórico. Para llevar a cabo esta labor, los profesionales del Archivo realizan diversas labores de tratamiento documental que tienen como objetivo su identificación, organización, clasificación, valoración y conservación.

Los sistemas de gestión de documentos de archivo permiten realizar estas tareas de forma digital y suponen un apoyo fundamental e imprescindible, en la actualidad, en las tareas archivísticas. Apoyo no solamente en la realización del trabajo propio del archivero o documentalista, sino con herramientas de control y de auditoría del propio trabajo que ayuda a los usuarios administradores y responsables del sistema a controlar la actividad y el uso que se hace de él.

Esta funcionalidad de auditoría cobra mayor importancia cuando hablamos del Archivo Electrónico Único, puesto que dota de mayor seguridad y control sobre el uso (altas, modificaciones, eliminaciones, etc.) y el acceso al sistema.

¿Qué es una pista de auditoría?

Son datos que muestran los registros de uso de la aplicación, facilitando labores de auditoría. La pista de auditoría debe suministrar información que permita comprobar la actividad de acceso y uso de la aplicación aportando evidencias. Son el rastro de cada una de esas operaciones.

El facilitar pistas de auditoría en cantidad y calidad apropiada, permitirá tener un buen control interno sobre el sistema.

Una pista de auditoría adecuada y suficiente garantizará que no haya actividades sospechosas o erróneas prolongadas en el tiempo y se puedan tomar medidas correctoras.

Cuáles son los tipos de auditoría que puedo realizar en Albalá

Albalá permite a los usuarios administradores de la aplicación controlar el acceso y el trabajo realizado por los usuarios que estén dados de alta en el sistema.

Están disponibles los siguientes tipos de auditoría:

• Auditoría del sistema:permite controlar los accesos a la aplicación.
• Auditoría de registros:permite controlar la actividad relacionada con los registros o unidades documentales del sistema.
• Auditoría de usuarios de aplicación:permite conocer e identificar las modificaciones de la información de los usuarios registrados en el sistema.
• Auditoría de usuarios de consulta:permite conocer e identificar las modificaciones de usuarios de acceso OPAC (consultores, peticionarios, o investigadores) en la base de datos.

¿Cómo puedo auditar los accesos en Albalá?

Para revisar el acceso a la aplicación de los usuarios registrados, haga clic en el menú Auditoría de Albalá y acceda a la opción Auditoría del sistema.

En el cuerpo central de la aplicación se muestra una tabla de resultados donde se pueden consultar los siguientes datos:

• Fecha de creación: ofrece información sobre la fecha y la hora en la que el usuario accedió a la aplicación.
• Usuario creador: muestra el nombre del usuario que accedió a la aplicación.
• Tipo de incidencia: indica que el usuario accedió al sistema.

¿Cómo puedo auditar la actividad sobre las unidades de descripción en Albalá?

Para revisar los trabajos de descripción que se han realizado en la aplicación, haga clic en el menú Auditoría de Albalá y acceda a la opción Auditoría de registros.

En el cuerpo central de la aplicación se muestra una tabla de resultados donde se pueden consultar los siguientes datos:

• Fecha de creación: ofrece información sobre la fecha y la hora en la que se realizó la actividad.
• Usuario creador: muestra el nombre del usuario que realizó la actividad.
• Tipo de incidencia: muestra qué tipo de actividad sobre los registros se realizó. Los valores posibles son los siguientes:
• Alta: indica que el registro se dio de alta en la base de datos.
• Modificación: indica que se cambió algún metadato del registro.
• Eliminación: indica que la descripción se eliminó de la base de datos.
• Registro: muestra el título de la unidad de descripción o registro (se puede personalizar qué metadatos mostrar).

¿Cómo puedo controlar los cambios en los usuarios registrados en Albalá?

Para revisar las altas, bajas y modificaciones de usuarios de la aplicación, haga clic en el menú Auditoría de Albalá y acceda a la opción Auditoría de usuarios.

En el cuerpo central de la aplicación se muestra una tabla de resultados donde se pueden consultar los siguientes datos:

• Fecha de creación: ofrece información sobre la fecha y la hora en la que se realizó alguna acción relacionada con los usuarios registrados de la aplicación.
• Usuario creador: muestra el nombre del usuario que realizó la acción.
• Tipo de incidencia: muestra la acción que se realizó en los usuarios.
• Alta: indica que el usuario se dio de alta en la base de datos.
• Modificación: indica que se cambió algún metadato del usuario.
• Eliminación: indica que el usuario se eliminó de la base de datos.
• Nombre del usuario: muestra el nombre del usuario que se vio afectado por el trabajo realizado.

¿Cómo puedo controlar los cambios en los usuarios tipo OPAC en Albalá?

Para revisar las altas, las bajas y las modificaciones realizadas en los usuarios OPAC de la aplicación, haga clic en el menú Auditoría de Albalá y acceda a la opción Auditoría de investigadores.

En el cuerpo central de la aplicación se muestra una tabla de resultados donde se pueden consultar los siguientes datos:

• Fecha de creación: ofrece información sobre la fecha y hora en la que se realizó algún cambio en los usuarios OPAC de la aplicación.
• Usuario creador: muestra el nombre del usuario registrado que realizó el cambio en el usuario OPAC.
• Tipo de incidencia: muestra que cambio se realizó en los usuarios OPAC.
• Alta: indica que el usuario OPAC se dio de alta en la base de datos.
• Modificación: indica que se cambió algún metadato del usuario OPAC.
• Eliminación: indica que el usuario OPAC se eliminó de la base de datos.
• Nombre del usuario: muestra el nombre del usuario OPAC que se vio afectado por el trabajo realizado.

Javier Blázquez

Técnico de Archivo del área de Innovación y Testing

Imagen superior cortesía de Shutterstock