William J. Murtagh, el cual ha ocupado un puesto fundamental en el campo de la preservación histórica, expuso en su libro Keeping Time: the History and Theory of Preservation in America: «La preservación pone el pasado a conversar con el presente por un mutuo interés en el futuro». En el marco legal de España, queda plasmada la importancia de salvaguardar el material documental. La Constitución española señala, en su artículo 46, la obligación de los poderes públicos de garantizar la conservación del patrimonio cultural español. La legislación nacional al respecto se desarrolla, más ampliamente, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español y en las leyes sobre patrimonio de las respectivas comunidades autónomas.

La preservación y la conservación del fondo documental incluye un conjunto de medidas tendentes a asegurar el buen estado de los documentos. Puesto que, tanto el fondo físico como el digital, se deteriora de forma acelerada debido a diversos factores, como publicamos en el anterior post Las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales.

La normalización en la Archivística, aplicada de forma correcta, es un instrumento muy ventajoso que facilita el trabajo y garantiza calidad. La utilización de normas en el Archivo ayuda a aunar criterios y procedimientos y garantiza el acceso a la información. Es decir, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora la gestión de los procesos documentales y facilita el trabajo en grupo.

El Diccionario panhispánico de dudas (DPD) define la normalización como: “Actividad por la que se unifican criterios respecto a determinadas materias y se posibilita la utilización de un lenguaje común en un campo de actividad concreto”, y por otro lado, la AENOR la define como: “Actividad colectiva encaminada a establecer soluciones a situaciones repetitivas”.

La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: la simplificación, es decir, reducir el número de modelos y de normas, para quedarse únicamente con los más necesarios; la unificación, que permite los intercambios a nivel internacional; y la especificación, que intenta evitar errores de identificación, creando un lenguaje claro y preciso. Para llevarlo a cabo existen diversos organismos partícipes en la elaboración de normas, tanto a nivel nacional como internacional.

El fondo bibliográfico y documental, tanto físico como digital, se deteriora de forma acelerada debido a una serie de factores. El material documental es un bien con una vulnerabilidad muy elevada, expuesto a una gran cantidad de amenazas de diferente índole. La conservación preventiva es la única vía para proteger el fondo documental y por ello, cabe destacar la importancia de los Archivos en la conservación y la preservación de la documentación. Ahora bien, ¿cuáles son las principales causas de degradación de los documentos físicos y digitales?

Los factores del deterioro del material documental pueden ser intrínsecos, cuando se corresponden con la propia naturaleza de los materiales. Estos son factores congénitos, como por ejemplo el tipo de papel, la resistencia del formato, etc.; factores extrínsecos, que son aquellos derivados de la manipulación y del entorno. Estos factores pueden ser ambientales, biológicos, circunstancias o factores humanos; también están los factores inducidos por el hombre, que son de los que más afectan al patrimonio bibliográfico y documental; o factores catastróficos.