Tras años de experiencia trabajando con diferentes tipos de bibliotecas, sabemos que un catálogo no es un ente estático, es un organismo vivo que crece y, a veces, puede presentar errores. No es culpa de nadie, es el día a día. Factores como el error humano al añadir datos, los cambios en las normativas de catalogación o las importaciones masivas de registros terminan por generar lo que se denomina «datos sucios» (datos duplicados, obsoletos o registros incompletos).

Esto provoca que los lectores no encuentren lo que buscan y que los bibliotecarios dediquen muchas horas a corregir manualmente los registros que detectan erróneos. Por ello, desde el Departamento de Servicios Profesionales de Baratz, ponemos a su disposición Auditorías para el Sistema de Gestión Bibliotecaria Absys, para ayudar a limpiar, optimizar y mejorar los datos de los fondos de sus bibliotecas.

Una auditoría es una «radiografía» exhaustiva para detectar y curar «enfermedades» tanto en el catálogo (bases de datos BRS) como en la gestión diaria de lectores, circulación, etc. (base de datos relacional). De forma general, se van a comentar los aspectos más destacados en los procesos de mejora de datos que a lo largo de los años se han detectado e identificado en patrones claros de «enfermedades» en las bases de datos.

En los registros bibliográficos

En la base de datos bibliográfica, se pueden auditar hasta 27 puntos críticos con el objetivo claro de detectar errores de catalogación e inconsistencias para solucionarlos de modo automático, siempre que sea posible:

• Limpieza. Eliminación de registros vacíos producto de la gestión diaria y detección de títulos u obras duplicadas.
• Normalización. Si un registro no tiene título, asignar uno provisional fácilmente localizable para corregirlo manualmente; normalización de la puntuación de los campos y del ISBN para que todos tengan el formato de 13 dígitos con guiones.
• Integridad de datos. Generación de campos obligatorios como el T001 o el T008 (fundamental para filtrar por fecha, país o lengua), y resolución de inconsistencias en el Depósito Legal, ISBN o ISSN.

En los registros de autoridades

En la base de datos de autoridades se pueden auditar hasta 12 puntos críticos. Por ejemplo, podemos aplicar:

• Técnicas avanzadas como el Clustering, que permite «ver» relaciones que a simple vista se escapan, detectando variaciones del mismo autor escrito con o sin acento, o si hay variaciones en el orden de las palabras.

• Mantenimiento. Eliminación de registros vacíos o sin encabezamiento principal (T1XX).
• Vinculación.  Proceso de enlazado automático de autoridades sobre aquellos registros bibliográficos que tengan encabezamientos principales o secundarios sin enlazar.

En la base de datos relacional (lectores y circulación)

En esta parte también se pueden realizar auditorías en las tablas de los diferentes módulos de la aplicación (parametrización, circulación, revistas, multimedia…) para mejorar y/o detectar errores o inconsistencias en los datos.

Como ejemplo de este servicio, en las tablas de lectores se realiza procesos para:

• Comunicación efectiva. Para facilitar las notificaciones por email o SMS, se pueden corregir los datos de los lectores en el campo de correo electrónico detectando falta de arroba (@), puntos o espacios, y se normalizan los teléfonos o se posicionan los números móviles en el campo correspondiente.
• Depuración. La identificación de posibles lectores duplicados o eliminación de lectores que no han hecho uso de la biblioteca o estén caducados los últimos X años.
• Búsqueda. La posibilidad de unificar el campo apellidos pasando todo su contenido a mayúsculas, eliminando acentos para facilitar las búsquedas del campo, o actualizando de campo de adulto en función de la fecha de nacimiento.

Un plus de mejora para sus fondos

Para mejorar los datos de los registros bibliográficos y de autoridad, estos servicios de auditoría se pueden complementar con un enriquecimiento de sus datos, en base a la  comparación de sus fondos con bases de datos externas accesibles en la modalidad de datos abiertos, e incorporando la información en campos que no tienen cumplimentados:

• Enriquecimiento de los bibliográficos añadiendo resúmenes, que consiste en la generación de un campo T520 basado en el ISBN para aquellos registros que no lo tienen completado.

• Enriquecimiento de las autoridades que consiste en añadir campos no autorizados (T4XX) o relacionados (T5XX) para establecer relaciones equivalentes, asociativas y jerárquicas, bajo estándares disponibles en las últimas ediciones de MARC21 y RDA.

Como conclusión, un catálogo limpio reduce los costes de mantenimiento, mejora el rendimiento del servidor y, sobre todo, ofrece una imagen de excelencia profesional a los usuarios. No dejen que el «ruido» de los «datos sucios» oculte el valor de su colección.

Si están interesados en obtener información acerca de cualquiera de estos servicios, no duden en ponerse en contacto con nuestro Servicio Técnico o con el Departamento de Servicios Profesionales.

Agustín Montes Hernández

Técnico de Soporte

También te puede interesar ...

Absys y opac, ¿URL de acceso con protocolo de comunicación segura https o http? Absys y autopréstamo: La revolución del ‘do it yourself’ en las bibliotecas Z-Authorities, la última incorporación a los servicios de Absys para mejorar las autoridades ¿Cómo incrementar el nivel de seguridad en la contraseña de los usuarios de opac de la biblioteca?