El Ayuntamiento de Alcobendas es uno de los puntos de referencia en cuanto a la evolución de sus bibliotecas, que han logrado adaptarse a las necesidades que demanda la sociedad y la implantación de los avances tecnológicos para el uso y disfrute de sus usuarios. En este proceso evolutivo,  el nombre de “biblioteca” ha sido sustituido por el de “mediateca” por las razones que ellos mismos argumentan:

Las bibliotecas de Alcobendas se llaman mediatecas porque en ellas la cultura está disponible en todos sus soportes: música, libros, cd-rom, dvd, videojuegos, prensa, revistas y acceso al mundo virtual. Son centros de información, formación, ocio y cultura abiertos a todos los ciudadanos. La red de mediatecas de Alcobendas ofrece un servicio único en diferentes espacios del municipio de manera que desde cualquier punto de la ciudad se tenga acceso a un lugar en el que leer, escuchar, navegar y mirar.

Recientemente han realizado un vídeo desde el Ayuntamiento de Alcobendas sobre la Mediateca Centro de Arte y nos gustaría compartirlo con todos vosotros por la frescura, dinamismo y porque muestra que una biblioteca (o mediateca en este caso) es siempre un lugar vivo, lleno de vida y energía.

Para aprovechar las ventajas de los sistemas de información modernos, los documentos deben ser convertidos en datos electrónicos.

Esto generalmente es un procedimiento rápido, rendimiento medido por sólo unos pocos minutos por página. Sin embargo, cuando el volumen se multiplica por miles y miles de documentos, las pequeñas diferencias se convierten en importantes.

En la siguiente tabla se muestra cómo organizaciones con soluciones de gestión documental en la fase inicial de captación consiguen una mayor rapidez, una mejor clasificación y categorización de estos datos y mejoran considerablemente la búsqueda en su biblioteca de documentos electrónicos, para encontrar de forma rápida y exacta lo que necesitaban. (Aberdeen Group, February 2012)

Adaptarse a la actual realidad tecnológica por pura eficacia o por necesidad sociológica, y cumplir con la legislación vigente, obliga a las administraciones públicas a una implantación rápida y efectiva de procedimientos en electrónico, de cara a un eficaz, pero efímero, servicio a los ciudadanos y empresas que sean parte interesada en el procedimiento. No parece que se estén teniendo muy en cuenta con la misma rapidez cuestiones más de fondo a la hora de organizar, conservar y preservar la documentación que ya surge en ese entorno electrónico.

Parece claro que hay que redefinir los conceptos, técnicas y procesos relacionados con la gestión documental, pero también hay que recordar que es una obligación legal y una necesidad práctica adaptar y reinventar una metodología archivística que debe variar ciertos esquemas y revisar unos cuantos axiomas para que el servicio de archivo de las administraciones sigan teniendo un lugar preponderante en todo lo relativo a la administración electrónica y, como resultado natural, al archivo electrónico.

Se habla mucho de administración electrónica y poco de archivo electrónico. Se desarrollan programas, plataformas, sedes, etc. para la tramitación electrónica de procedimientos, para su acceso, para la interacción con los interesados, todo lo cual no solo es conveniente sino necesario, pero se sigue olvidando un tanto que la documentación producida por una organización, y más si es pública, no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que archivarla y gestionar al completo su ciclo de vida.

La administración electrónica da la oportunidad al archivo, si no lo había hecho ya antes, de adentrarse en las fases iniciales de la tramitación administrativa, ya que tanto en el registro como en las plataformas de gestión electrónica se incluyen herramientas que siempre ha utilizado el archivero: tipologías documentales, cuadros de clasificación, descripción de unidades documentales, definición de acceso, etc. Pero también cambian ciertos esquemas tradicionales, sobre todo con respecto a:

• la necesaria definición y gestión de los metadatos que se van generando a lo largo de todo el proceso;
• la redefinición del ciclo de vida documental (los plazos de transferencia son otros, incluso la misma transferencia como tal podría dejar de tener sentido);
• el encaje de los nuevos procedimientos en un nuevo calendario de conservación;
• la fiabilidad y seguridad: firma electrónica, sellado de tiempo, etc.;
• la preservación, …

Hay que resolver los problemas que están surgiendo de acceso y de conservación a largo plazo, además de asegurar la fiabilidad y autenticidad (a través de la implementación de plataformas de firma electrónica) de los documentos electrónicos. Hay que tener en cuenta la digitalización de documentos en soporte papel y su incorporación al proceso electrónico. Hay que abordar algo que seguirá existiendo durante largo tiempo, la gestión en este nuevo esquema de un expedientes híbrido que puede combinar distintos soportes y entornos de creación.