La administración electrónica da una nueva oportunidad al archivo

6 febrero, 2014 at 08:02

Adaptarse a la actual realidad tecnológica por pura eficacia o por necesidad sociológica, y cumplir con la legislación vigente, obliga a las administraciones públicas a una implantación rápida y efectiva de procedimientos en electrónico, de cara a un eficaz, pero efímero, servicio a los ciudadanos y empresas que sean parte interesada en el procedimiento. No parece que se estén teniendo muy en cuenta con la misma rapidez cuestiones más de fondo a la hora de organizar, conservar y preservar la documentación que ya surge en ese entorno electrónico.

Parece claro que hay que redefinir los conceptos, técnicas y procesos relacionados con la gestión documental, pero también hay que recordar que es una obligación legal y una necesidad práctica adaptar y reinventar una metodología archivística que debe variar ciertos esquemas y revisar unos cuantos axiomas para que el servicio de archivo de las administraciones sigan teniendo un lugar preponderante en todo lo relativo a la administración electrónica y, como resultado natural, al archivo electrónico.

Se habla mucho de administración electrónica y poco de archivo electrónico. Se desarrollan programas, plataformas, sedes, etc. para la tramitación electrónica de procedimientos, para su acceso, para la interacción con los interesados, todo lo cual no solo es conveniente sino necesario, pero se sigue olvidando un tanto que la documentación producida por una organización, y más si es pública, no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que archivarla y gestionar al completo su ciclo de vida.

Adminitración electrónica y el archivo digital

La administración electrónica da la oportunidad al archivo, si no lo había hecho ya antes, de adentrarse en las fases iniciales de la tramitación administrativa, ya que tanto en el registro como en las plataformas de gestión electrónica se incluyen herramientas que siempre ha utilizado el archivero: tipologías documentales, cuadros de clasificación, descripción de unidades documentales, definición de acceso, etc. Pero también cambian ciertos esquemas tradicionales, sobre todo con respecto a:

  • la necesaria definición y gestión de los metadatos que se van generando a lo largo de todo el proceso;
  • la redefinición del ciclo de vida documental (los plazos de transferencia son otros, incluso la misma transferencia como tal podría dejar de tener sentido);
  • el encaje de los nuevos procedimientos en un nuevo calendario de conservación;
  • la fiabilidad y seguridad: firma electrónica, sellado de tiempo, etc.;
  • la preservación, …

Hay que resolver los problemas que están surgiendo de acceso y de conservación a largo plazo, además de asegurar la fiabilidad y autenticidad (a través de la implementación de plataformas de firma electrónica) de los documentos electrónicos. Hay que tener en cuenta la digitalización de documentos en soporte papel y su incorporación al proceso electrónico. Hay que abordar algo que seguirá existiendo durante largo tiempo, la gestión en este nuevo esquema de un expedientes híbrido que puede combinar distintos soportes y entornos de creación.

La Gestión Documental en Amnistía Internacional

4 diciembre, 2013 at 08:17

El Centro de Documentación online de Amnistía Internacional está gestionado desde 2006 con BKM, una herramienta de Baratz de gestión Documental. Nació con la voluntad de poner a disposición de todas aquellas personas que la necesitaran la documentación que genera Amnistía Internacional sobre su trabajo por los derechos humanos en todo el mundo.

Centro Documentación de Amnistía Internacional

El objetivo principal era dar unidad y utilidad a toda esa información, creando nuevas formas de acceso que resultaran más eficaces, rápidas y sencillas. Para la consecución de este objetivo consideramos que era importante que la herramienta que gestionara el Centro de Documentación lo hiciera desde una única base datos que alojara diversos tipos de objetos documentales, y que además, pudiera discriminar el acceso a éstos entre diferentes tipos de usuarios.

Otro aspecto importante era que se pudiera realizar una búsqueda por texto libre, facilitando así la obtención de resultados cuando la selección de los campos de materia/descriptor en un escenario de búsqueda avanzada no estaba clara por parte de las personas que usan la herramienta. Este fue, de hecho, uno de los requisitos que se testearon en una encuesta de usuarios y usuarias de diferentes niveles de «conocimiento» en listas de materias y tesauros especializados en derechos humanos que se realizó para definir varios aspectos del centro de documentación, entre los que se encontraban algunos aspectos del diseño de la interfaz pública y las opciones de búsqueda.

Las soluciones documentales de Baratz ganan peso en Latam

15 noviembre, 2013 at 08:20

La compañía, con más de 25 años de experiencia en el sector, estima un crecimiento en ese mercado superior al 25% en 2014

Baratz, autora del proyecto Arteder del Museo de Bellas Artes de Bilbao (entorno web para la difusión del arte vasco) o del acceso online al Archivo del Nacionalismo Vasco de Sabino Arana Fundazioa, entre otros representativos proyectos, confía en cerrar 2013 con una facturación en torno a siete millones de euros. Y de cara al próximo ejercicio, y viendo la buena evolución de Latam, Baratz apunta a que el crecimiento allí podría superar, en más de un 25%, las cifras de negocio de 2013.

Su éxito internacional viene derivado, en gran medida, de su importante apuesta por producto propio y, consecuentemente, la I+D+i, apartado al que Baratz destina un 20% de su volumen de negocio, esto le permite contar, a día de hoy, con soluciones de desarrollo propio en torno a cuatro líneas de negocio principales: soluciones integrales para bibliotecas (Absys, AbsysNET, AbsysEDU…); soluciones integrales para archivos (AlbaláNET); informática documental-ECM (BKM, Alfresco…); y servicios de gestión documental.

La compañía, que desarrolla e implanta soluciones software en el área de la informática documental, cuenta con oficinas en País Vasco, Madrid, Andalucía, México y Panamá, así como distribuidores oficiales en Francia, Perú, México y República Dominicana. Sus soluciones están implantadas en más de 25 países y es un referente en la automatización de bibliotecas, aplicaciones para la gestión de archivos y la gestión documental (ECM).

Entre los proyectos destacados de la compañía cabe recordar el proyecto ‘Arteder. Base de Datos de Arte Vasco’, una base de datos que reúne de forma sistemática información sobre el panorama artístico vasco desde el último tercio del siglo XIX hasta la actualidad. Sustentando y dirigido por la Biblioteca del Museo de Bellas Artes de Bilbao, contó para su desarrollo con el patrocinio de la Fundación Vizcaína Aguirre.

Noticia sobre Baratz en "Estrategia empresarial"

XXXV Reunión Nacional de Archivos: buenas ideas, mejores prácticas

28 octubre, 2013 at 08:20

Entre los pasados días 15 y 18 de Octubre se celebró, en la bella ciudad de San Luís Potosí (México), la XXXV Reunión Nacional de Archivos organizada por el Archivo General de la Nación de México. Baratz participó como patrocinador, ocupando un stand en el Centro Cultural Universitario Bicentenario, lugar de celebración del evento. Dicha reunión estuvo marcada este año, por una gran afluencia de público, profesionales, participantes y patrocinadores.

Baratz - México

El stand de Baratz contó con una gran afluencia de público y la presencia continua de tres grandes figuras en la archivística española e internacional como José Ramón Cruz Mundet, Ramón Alberch y José Luis Bonal, amigos de Baratz y quienes dejaron una imborrable huella con sus conferencias magistrales.

En dichas jornadas Francisco Dodero (Responsable de Productos. Área de Archivos. Baratz México) presentó la ponencia «Gestor Documental electrónico integrado en una Plataforma de Preservación digital. Hacia una sistematización integral del ciclo de vida documental«. En ella, se realizó un breve análisis de los planes futuros en los que está trabajando Baratz para dar respuesta a las nuevas necesidades que la gestión documental planteará a medio y largo plazo con la aparición de los nuevos soportes electrónicos, en un marco más global e integrador.