Archivos: entre la digitalización y la gestión documental electrónica

25 febrero, 2015 at 08:13

Ante la avalancha actual del uso de tecnologías en el ámbito de la documentación, se nos presenta a los profesionales de la gestión documental un panorama ciertamente complejo y a la vez apasionante: ¿cómo manejar los documentos de archivo en los nuevos soportes digitales?

Es entonces cuando empiezan los problemas sobre qué debemos considerar como documentos de archivo. ¿Cualquier documento digital? ¿Qué tratamiento hay que darle a un documento de archivo electrónico? ¿Cómo darle un tratamiento archivístico? ¿qué papel juegan los archiveros en este nuevo escenario?

Archivo electrónico

En primer lugar, hay bastante confusión en torno a los conceptos de archivo digital y archivo electrónico. Existe la creencia que digitalizando documentos de archivo en papel o teniendo archivos digitales ya se tienen archivos de documentos electrónicos. Son conceptos que es preciso aclarar, ¿o acaso lo digital no es electrónico y lo electrónico no es digital? Sin embargo, cuando nos metemos en el terreno de la gestión documental si es preciso diferenciar entre ambos conceptos. Entonces, la frontera se hace más visible y el papel que juega el archivero se hace más necesario que nunca y a la vez más difícil.

PERPETUA: El reto de la preservación de documentos electrónicos

20 noviembre, 2014 at 08:27

En las pasadas jornadas internacionales del ICA en Girona (Archivos e Industrias Culturales) tuvieron lugar una serie de encuentros, grupos de trabajo, presentaciones… de muchísimo interés para los profesionales y organizaciones del sector.

Entre estas presentaciones se habló de la experiencia piloto PERPETUA, que a su vez se encuentra dentro de otro proyecto piloto denominado Proyecto Paradís. El objetivo principal del proyecto es la Gestión Documental Integral en todo el Ayuntamiento de Terrassa y el objetivo particular de PERPETUA es la  preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.

En dicho proyecto piloto interviene la consultora Kronos como detectora de la necesidad, el Ayuntamiento de Terrassa como receptor del proyecto y del producto, Baratz como empresa con una gran experiencia en el desarrollo del software y conocimiento del mundo de los archivos y su problemática y con la colaboración  ESAGED-UAB y administración puntera en e-documento .

Documento electrónico

Problemática con la que nos encontramos

Como muchos ya habréis conjugado el verbo sufrir en pasado, presente y algunos lo harán en futuro, nos encontramos con miles de documentos nacidos en formato electrónico y que tenemos que preservar temporal y/o indefinidamente… pero no sabemos ni tenemos un sistema que nos de garantías frente a la pérdida de datos, la legibilidad del documento, acceso al mismo en cualquier momento y la falsificación o repudio de la firma y por extensión del documento.

Además a todo lo anterior hay que sumarle el tener que disponer de un vocabulario de metadatos que nos proporcione información sobre el documento electrónico (y que no heredamos de los documentos físicos), el cambio de transferencia física por la transferencia intelectual (cambio de custodia y responsabilidad; no todas las instituciones optarán por diferentes repertorios), además de la realización de las migraciones de formatos para poder mantener legibles estos documentos (ya no vale con contratar sistemas inteligentes para el control de la humedad o las desinfecciones anuales).