Comunidad Baratz

No son pocas las ocasiones en las cuales los bibliotecarios/as tienen que desempeñar las funciones de un archivero/a dentro de sus bibliotecas u organizaciones. El crecimiento de los archivos / registros y la falta de presupuesto para contratar a un gestor documental (o de necesidad) hace que sean los propios bibliotecarios los que se encarguen de gestionarlos al ser los profesionales que más conocimiento se les presupone de ello.

Tanto las bibliotecas como los archivos tienen sus puntos en común en la gestión de la información, la documentación, el conocimiento… pero hay puntos que les separan, como puede ser (por citar algunas) la información pública de las bibliotecas frente a la información privada de los archivos, la selección de los documentos de utilidad de las bibliotecas frente a la acumulación de la documentación de una organización de los archivos, los documentos múltiples y repetidos de las bibliotecas frente a los documentos únicos de los archivos, por no hablar de la catalogación de los documentos de manera individual de las bibliotecas frente a la catalogación de la documentación en conjunto y relacionada de los archivos.

Es por ello por lo que nos queremos hacer eco de una publicación del Chartered Institute of Library and Information Professionals (CILIP) en la cual se pregunta, y da las claves, de por qué los bibliotecarios deben tener conocimientos básicos en la gestión de archivos y registros.

El primer punto básico al cual hace referencia dicha publicación es la capacidad que deben tener los bibliotecarios de distinguir entre la gestión de libros y la gestión de archivos. Ambas gestiones son distintas y en cada una de ellas se aplicas técnicas de catalogación y descripción distintas.

Otro punto que se señala es la distinción entre los registros de los archivos y los libros de las bibliotecas. La documentación de los archivos suele ser privada y única, mientras que la documentación de las bibliotecas suele ser múltiple y pública.

Bien es cierto, y se ha de reconocer, que hay una gran relación entre la gestión de las bibliotecas y la gestión de los archivos. Aunque cabe señalar que lo que da valor a los archivos es como se catalogan y describen sus documentos, además de la protección física y técnicas de conservación para cuidarlos del paso del tiempo.

La edición del libro en papel crece, sale mucho más económico comprarse el libro en digital que en papel, el grado de interés por la lectura es de 6,3 sobre 10, el 21% de los españoles no lee nunca o casi nunca, las mujeres son más lectoras que los hombres, se lee con mayor frecuencia en papel que en digital, el motivo principal para ir a la biblioteca es consultar o leer libros…

Estos y otros datos se pueden encontrar en el informe “El sector del libro en España 2013-2015” y que el Observatorio de la Lectura y el Libro ha actualizado incorporando datos de la Encuesta de Hábitos y Prácticas Culturales 2014-2015 y  las estadísticas de bibliotecas en 2014 del INE, entre otros.

Para que os podáis hacer una idea de cómo está el panorama de la lectura y del libro en España hemos extraído de dicho informe unos cuantos datos.

¿Cómo está el sector del libro y la lectura en España?

1. La edición en papel crece un 3,7%, tras cuatro años de caída libre, y la edición digital cae un 1,9%.
2. El 75% de los libros publicados en España están en formato impreso, el 22% en digital.
3. El precio medio del libro impreso es de 22,20 euros y el del libro digital es de 12,18 euros (-45% menos que el papel).

Hablar en la actualidad de Administración Electrónica es ya una realidad. No se ve tan utópico, tan inalcanzable como hace apenas unos años. Y hasta hace muy poco, se hablaba mucho de Administración Electrónica pero poco de archivo electrónico, olvidando un tanto que la documentación producida por una administración en el desempeño de sus funciones (sobre todo si es de la administración pública) no desaparece cuando finaliza el trámite administrativo para el que fue creada sino que, como cuando se hace sobre papel, hay que gestionar al completo su ciclo de vida.

Esta nueva necesidad está transformando al profesional del archivo e incluso introduciendo a su actividad en un nuevo horizonte…con muchas incógnitas y desafíos aún, pero indudablemente en un nuevo horizonte.

Aunque de forma lenta y paulatina, la Administración se está dotando de las herramientas que permiten llevar a cabo un registro y una tramitación electrónica de sus procesos documentales en su fase de creación. Estas herramientas de producción documental, están generando  documentación sobre la que hay que actuar desde el inicio para asegurar su ciclo vital completo y evitar que se pierda información, así como, ya en su fase de archivo asegurar el acceso, la autenticidad, la integridad y la preservación a largo plazo.

Y todo ello con criterios y pautas de la ciencia archivística, pero con nuevas herramientas, conceptos y metodología. Conceptos como OAIS, SIP, AIP, METS, PREMIS, firma electrónica, timestamp, ingesta, ENI, repositorio, etc, forman parte ya del corpus teórico del campo archivístico junto a los conceptos de ISAD (G), ISAAR, NEDA, cuadro de clasificación, valoración documental y calendarios de conservación, transferencias… Es ésta unión de lo tradicional y lo nuevo, de lo analógico y lo electrónico, lo que marca el camino de futuro del archivero y de la profesión. El cuerpo teórico y las experiencias obtenidas han creado ya un marco sobre el que movernos. Sirvan de ejemplo los portales de PAE (Portal Administración Electrónica) o del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.

El profesional del archivo cobra un nuevo papel. El archivero tiene que estar presente, sin duda de una forma más activa que en el pasado, implicándose en la gestión documental desde la producción misma de los documentos, definiendo tipos documentales, esquemas de metadatos, estándares, directrices, aplicando políticas de conservación, gestionando el acceso y la transparencia a la documentación, y conservando y difundiendo el patrimonio documental de la institución.

Supone, en nuestra opinión, la salvaguarda para una profesión puesta en cuestión sobre su futuro, precisamente por esta automatización o informatización de todas las actividades inherentes al archivero. Profesión con futuro porque se convertirá en, o debe ser ya, un profesional multidisciplinar.