El proceso de gestión documental en el archivo electrónico

16 septiembre, 2016 at 08:08

Desde que un documento nace (o se crea) hasta que muere (o se destruye) tiene que pasar por varias fases. Dichas fases lo que vienen a demostrar es la importancia y utilidad de la información que contiene dicho documento tanto para las personas como para las organizaciones que lo generan y que posteriormente preservan, o destruyen.

Son tiempos en los cuales a los archivos les toca convivir con lo digital y lo analógico

El archivo electrónico es de gran utilidad, y necesidad, en estos tiempos en los cuales la generación de documentos en formato digital crece de manera constante. Y es que son tiempos en los cuales a los archivos les toca convivir con lo digital y lo analógico (archivos híbridos). También son tiempos, para algunos archivos, en los que se tiende a la digitalización de la documentación analógica para convertirla en documentación electrónica, y tiempos en los cuales tratan de hacer que la nueva documentación nazca ya de manera electrónica (documentos nativos electrónicos) para no tener que digitalizarla posteriormente.

Nuevamente queremos echar mano de una fantástica infografía creada por el Archivo General de la Nación de Colombia en la cual explican las fases y procesos de la gestión documental electrónica. En ella se diferencian tres fases (Planificación documental, Prearchivística y Archivística) que cuentan con una serie de procesos para la gestión documental, como son (y según orden de ejecución): la planificación, valoración, producción, gestión y tramitación, organización, transferencia, disposición de documentos y preservación a largo plazo.

Documentos y expedientes electrónicos

Fase I. Planificación documental

En esta primera fase prima la planificación y valoración de lo que va a ser el archivo, su documentación y estructura del documento electrónico.

La creación de documentos debe estar precedida del análisis legal, tecnológico, funcional y archivístico, en el que se determine la utilidad de los mismos como evidencia de las actuaciones de la administración pública. El resultado de esta fase permitirá establecer si debe crearse o no un documento y sus características.

Una estructura del documento electrónico basada en metadatos, firma (autor) y tipología del fichero. Dentro de los metadatos habría que diferenciar entre metadatos de contenido (descriptivos, conceptuales, relación y control de acceso) y metadatos administrativos (trazabilidad, conservación, firma, copia y digitalización).

Fase II. Prearchivística

En la segunda fase prima la producción, la gestión y tramitación, y la valoración, nuevamente.

En esta fase de produce el documento electrónico (ya sea por digitalización del documento analógico o porque nace directamente en electrónico), pasa por la fase de gestión y tramitación y, posteriormente, se valora su necesidad de formar parte del archivo o no.

Fase III. Archivística

En esta tercera, y última, fase prima la organización, la transferencia, la valoración, la disposición del documento, la preservación a largo plazo y nuevamente la valoración.

Se organiza el documento electrónico y se transfiere a un expediente electrónico. Se valora su utilidad y pasa a estar a disposición de las personas / organizaciones en el archivo electrónico. Una vez que pierde utilidad ya se decide si se destruye o si se preserva a largo plazo.

Imagen superior cortesía de Shutterstock

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