Los archiveros/as son el motor del cambio en la transformación de los archivos

1 junio, 2016 at 08:08

La adaptación continua es una necesidad en los archivos. Adaptación, transformación, tecnología, transparencia, preservación digital e innovación son palabras que en los últimos años están sonando con fuerza dentro del mundo de los archivos.

Adaptación a un nuevo mundo digital con nuevas reglas y normas en el cual no hay tratar de copiar el mundo físico del archivo. Transformación en los procesos de trabajo y disposición de la información y la documentación. Tecnología como medio y difusión. Transparencia como necesidad ante la sociedad. Preservación digital como uno de los mayores retos de futuro de los archivos. Innovación como método de mejora continua.

Sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia

Sin duda alguna que el 7º Congreso de Archivos de Castilla y León fue un evento que trató de poner a los archivos en su sitio ante las administraciones y la sociedad. Un evento que trató de mostrar la necesidad de los archivos en los procesos de transformación digital y acceso a la información de la ciudadanía. Un evento que enseño la necesidad de los archivos en cuanto a los procesos de transparencia. Un evento que animó a los archivos a estar preparados ante los nuevos retos de futuro.

La transparencia como necesidad real para administración y ciudadanía

La transparencia no es una moda pasajera, es una necesidad que ha venido para quedarse dentro de las administraciones y de las organizaciones. Tampoco es un problema tecnológico su no aplicación, sino más bien es un problema de organización. Y tampoco debe ser un mero trámite, tiene que ser un proceso en el cual se ponga a disposición de los ciudadanos la información que realmente les importa y cuando más les importa.

En el proceso de transparencia organizativa se debe contar con la implicación del personal y, además, ofrecer la información en el lenguaje de la ciudadanía. Porque el derecho a la información (entendible) es un derecho fundamental. Debe haber compromiso por la transparencia, entendido como: tener el conocimiento necesario, las habilidades tecnológicas que se requieren, tener actitud y liderazgo en su puesta en marcha.

Y es que no es posible ser transparentes si no hay una buena gestión documental de archivo. Sin duda que sin archivos y sin gestión documental no habrá nunca transparencia.

Albalá 7, la solución web para la gestión integral del archivo

19 mayo, 2016 at 08:05

La solución Albalá 7 es una aplicación web que permite la gestión integral del Archivo, tanto de los documentos y expedientes en papel como de los electrónicos, generados y custodiados por una organización en el desempeño de sus actividades, garantizando el ingreso, la administración, el almacenamiento, el acceso y la difusión. Albalá aporta el valor añadido de una gestión bajo consolidados e innovadores principios archivísticos y documentales, tanto a nivel nacional como internacional.

Albalá 7 permite la gestión integral del archivo físico, electrónico e híbrido

Y es que recientemente hemos sacado al mercado un producto innovador y renovado, con una nueva tecnología, con una nueva visión y unas nuevas funcionalidades: Albalá 7. Todo ello manteniendo nuestra filosofía y experiencia archivística acumulada en los más de 30 años que llevamos en el mundo de los archivos y la documentación.

Albalá 7 nace con un doble objetivo. Por un lado renovar la gestión del Archivo Físico con una aplicación más ágil, moderna y sofisticada y por otro lado gestionar la fase de archivo de los documentos y expedientes electrónicos y asegurar su preservación a largo plazo.

Características funcionales, técnicas y novedades de Albalá 7

La solución Albalá 7 facilita la gestión del ciclo vital de la documentación, física y electrónica, en su fase de archivo: oficina, central/intermedio e histórico. Su nueva arquitectura y componentes facilitan la integración con las herramientas de base de la gestión documental administrativa: gestores documentales, gestores de expedientes, aplicaciones de Registro, herramientas de gestión económica…

Su arquitectura modular permite adaptarse a las necesidades de cualquier archivo: Archivo Físico, Archivo Electrónico y Archivo Híbrido: Físico+Electrónico.

Ilusión y trabajo en archivos tras el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet

19 octubre, 2015 at 08:19

El pasado 14 de octubre tuvo lugar el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet y que sirvió para presentar a los asistentes las novedades en las que estamos trabajando y que harán que su trabajo sea más eficiente, fácil y satisfactorio. Novedades como Albalá 7, MediaSearch y ARCE (Archivo electrónico). Además, también sirvió para escuchar de primera mano los requerimientos y sugerencias de mejora de los profesionales que ya están usando nuestras soluciones y que nos ayudan a mejorar nuestros productos para adaptarnos a las necesidades del sector.

Ilusión y trabajo conjunto en el sector archivos

Este primer encuentro es algo que se venía pidiendo desde hace años por parte de los usuarios de archivos y no podíamos dilatarlo más en el tiempo. Teníamos que estar con ellos y realizar un encuentro en el cual vernos las caras y que las organizaciones que trabajan con nuestros productos conociesen a otras organizaciones que también los están usando para comentar formas de utilizar y mejoras a realizar.

Con estos años difíciles que hemos pasado (al igual que muchas otras empresas y administraciones) teníamos que mandar el mensaje de que aquí seguimos (y lo que nos queda) y que seguimos apostando, y desarrollando, productos para archivos. Muestra de ello es la evolución de AlbaláNet a Albalá 7, MediaSearch y el gestor de archivo electrónico, ARCE.

En el mundo de los archivos han llegado nuevas prácticas y hacen que haya un replanteamiento muy grande para archivos y archiveros/as. Nuevos conceptos y metodologías que necesitan nuevas respuestas y herramientas. Sin lugar a dudas, nuevas demandas que se convierten en nuevas oportunidades para tratar el archivo electrónico, la transparencia y la difusión a los usuarios finales.

El I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet ya está aquí

8 octubre, 2015 at 08:17

Sí, el I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbaláNet se celebrará el próximo miércoles 14 de octubre en Madrid. La finalidad de dicho encuentro será la de informar sobre el plan de desarrollo de productos de gestión archivística en 2016-2017… además trataremos con los asistentes las tendencias del sector, la aparición de nuevas aplicaciones y, cómo no, conocer y responder a las inquietudes de nuestro usuarios. Sin duda que será un encuentro fructífero en el cual aunar y compartir experiencias.

El I Encuentro de Usuarios de Albalá / AlbalaNet ya está aquí

En dicho encuentro intervendrá Juan Repiso (Director General de Baratz) para dar la bienvenida, marcar los objetivos del encuentro, hablar sobre el mercado de archivos en España, además de atender ruegos y preguntas de los usuarios. Seguidamente Francisco Dodero (Jefe de productos del Área de Archivos) y Jesús Casado y Xosé Paz (Departamento Técnico de Baratz) harán el roadmap de Albalá/AlbaláNet y de los nuevos productos como son MediaSeach y Arce (archivo electrónico). Después intervendrá Julián Marquina (Community Manager de Baratz) para hablar de la comunicación social en los archivos del siglo XXI.

Al finalizar estas intervenciones se tratarán los nuevos requerimientos y sugerencias de los usuarios… y para terminar el encuentro sacaremos y compartiremos las conclusiones del mismo.

Sin lugar a dudas que queremos estar cerca de nuestros usuarios y escuchar sus inquietudes sobre su solución tecnológica en sus archivos. Esperamos que este primer encuentro sea el primero de muchos más que están por venir… ¡Segurísimo que sí!