El grupo empresarial FEMSA, ha implementado Albalá y MediaSearch para la gestión, publicación y difusión de su Acervo Histórico

FEMSA es una empresa líder que participa en la industria de bebidas operando Coca-Cola FEMSA, el embotellador público mas grande de productos Coca-Cola en el mundo por volumen; y en el sector cervecero como el segundo accionista más importante de Heineken, una de las cerveceras líderes en el mundo con presencia en más de 70 países. En comercio al detalle participa a través de FEMSA Comercio, que comprende una División Proximidad que opera OXXO, una cadena de tiendas de formato pequeño; una División Salud que incluye farmacias y operaciones relacionadas; y una División Combustibles que opera la cadena de estaciones de servicio OXXO GAS. Adicionalmente, a través de FEMSA Negocios Estratégicos, ofrece servicios de logística, soluciones de refrigeración en el punto de venta y soluciones en plásticos a las empresas FEMSA y a clientes externos. Desde su fundación (1890), FEMSA ha tenido como preocupación esencial la generación de valor económico y social, así como el desarrollo de sus colaboradores y de las comunidades donde opera.

El Acervo Histórico de FEMSA

Con más de 128 años de actividad ininterrumpida, FEMSA estableció en 2008 el Acervo Histórico FEMSA, con el propósito de salvaguardar su patrimonio histórico tangible e intangible. Los elementos del acervo, uno de los pocos de corte empresarial que existen en México, son fuente invaluable en el ámbito interno y externo a FEMSA, sirviendo como base para el mejoramiento y validación del marketing de sus productos de consumo, remodelación de áreas, el respaldo a eventos culturales donde se destaque el desarrollo industrial de Monterrey, México y en especial de la difusión y salvaguarda de los valores y cultura de trabajo que ha distinguido a la compañía desde su fundación. A la par de representar un invaluable apoyo para diversos departamentos de FEMSA, organismos culturales y particulares externos con intereses académicos, el Acervo Histórico FEMSA es la salvaguarda de la identidad y pertenencia histórica de la compañía. El acervo representa una fuente de primer orden para las investigaciones económicas, sociales y culturales referentes a México y a los países en que FEMSA tiene operaciones.

El Acervo Histórico es el único organismo de su tipo que administra no sólo los recursos histórico-culturales de las diferentes Unidades de Negocios que hoy conforman la empresa y de sus actividades administrativas y culturales (Coca – Cola FEMSA, FEMSA Comercio, FEMSA Negocios Estratégicos, FEMSA Servicios, Proyectos Culturales FEMSA), sino también de Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma hasta el año 2010 y de sus fábricas de insumos, además de otras firmas históricamente ligadas a la compañía que ahora son independientes y/o cambiaron su denominación (HyLSA, Fábricas de Cartón Titán, Grafo Regia, entre otros.).

Tras mucho esfuerzo, y duros años de trabajo, ya podemos confirmar el lanzamiento oficial de Albalá 7, la nueva versión del gestor integral de Archivos de Baratz. El desafío no ha sido fácil. Renovar una aplicación con una larga trayectoria, tan utilizada en tantos Archivos, responder a las nuevas necesidades documentales, actualizar prácticas y ofrecer una mejor experiencia al usuario, es una tarea titánica.

Tras muchos años ya en el mercado, y siguiendo un modelo inicial apegado a una práctica archivística más tradicional, Albalá se renueva y se prepara para hacer frente a la transformación digital del sector documental y archivístico. Esta renovación es tanto interna como externa y cubre una triple vertiente:

• Funcional: la principal novedad funcional consiste en poder gestionar y preservar la documentación electrónica, conjunta o separadamente de la documentación física.
• Tecnológica: se actualizan las herramientas con las que se ha desarrollado Albalá 7, lenguaje de programación, motor de búsqueda e indexación, base de datos relacional, etc.; todo ello para hacer una aplicación más actualizada y moderna tecnológicamente.
• Interfaz: se dispone de una nueva interfaz con la que interactuar con el usuario que permitirá que la experiencia de este sea mucho más amigable.

El Archivo General del Poder Judicial del Estado de Guanajuato (México) ha implementado en el último año el gestor integral de documentación de archivo Albalá versión 6.3 y la Plataforma de Integración con su Sistema de Control de Gestión.

La Dirección del Archivo General del Poder Judicial es un órgano Administrativo dependiente del Consejo, destinado a la recepción, depósito, resguardo, conservación, ordenación y clasificación de los expedientes y documentos generados por los órganos judiciales y dependencias administrativas del Poder Judicial. Su objetivo es mantener el control de su acervo documental para proporcionar tanto a los órganos generadores de la documentación, como a los solicitantes que son parte de los procesos, un servicio rápido y expedito. Tiene el carácter de Archivo de Concentración ya que alberga documentación semiactiva. El acervo de los años de 2008 al 2017, de más de 1,7 millones de expediente, se divide en Materia Civil y Penal y proviene de más de 170 Juzgados repartidos por todo el Estado (civiles y penales, mixtos, de partido y menores) y 20 Salas del Supremo Tribunal de Justicia.

El proyecto

La implementación del sistema Albalá permite automatizar los procesos archivísticos de descripción, clasificación y búsqueda y recuperación de la documentación custodiada de una forma ágil y rápida. Aparte de las labores de descripción y clasificación, Albalá permite automatizar el resto de tareas archivísticas como son la gestión de las consultas y los préstamos de la documentación, la gestión de los depósitos, la generación de los instrumentos de control archivísticos, por ejemplo. Otro uso y ventaja de Albalá, para los Juzgados y Salas, es que pueden buscar en línea en la interfaz de consulta los expedientes que requieran pertenecientes a su área y solicitar el préstamo con las ventajas que esto conlleva (se registra en el sistema el día del préstamo, el día de devolución, Juzgado o Sala solicitante, se guarda un histórico de los préstamos realizados, etc.).

La digitalización e Internet han abierto unas nuevas puertas a los Archivos. Hacen que los Archivos estén más cerca de la sociedad y la sociedad esté más cerca de los Archivos. Existe una necesidad de compartir y de hacer llegar toda la información y conocimiento existente, pero también existe cierto miedo a que la colección sea usada de manera incorrecta. Las marcas de agua se presentan como un mal menor dentro de los Archivos para evitar el uso fraudulento o descontrolado y para dotar a los documentos de la identidad, autenticidad y procedencia que les corresponde.

Las “Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos de dominio público, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos”, elaboradas por la IFLA y la ICA, dice que las marcas de agua sirven para identificar que el propietario de la imagen es conocido y sirven como una protección técnica para establecer la autenticidad y procedencia de las imágenes.

Marcar de una manera discreta la propiedad intelectual de la institución, como una marca registrada, utilizando tanto la manipulación de la imagen o “marcas de agua” como una protección técnica para establecer la autenticidad y procedencia de las imágenes.

Albalá (a través de su módulo Multimedia) ofrece la posibilidad de garantizar la identidad, autenticidad y procedencia de los contenidos que los Archivos difunden a toda su comunidad de usuarios.