«El profesional de los Archivos es uno de los principales protagonistas de la transformación digital de los Ayuntamientos»

19 noviembre, 2019 at 08:01

Los Archivos cada vez van ganando más peso dentro de las administraciones, pero tienen que seguir trabajando, participando y ofreciendo ayuda a las distintas iniciativas y proyectos que puedan surgir dentro de las organizaciones. De ahí la importancia y necesidad del profesional de los Archivos como uno de los principales protagonistas de la transformación digital. Hoy tenemos el placer de entrevistar en nuestra sección «Bajo los focos» a María Isabel Vila González, Jefe del Servicio del Archivo Histórico y Administrativo-Intermedio del Ayuntamiento de Málaga.

Maribel Vila Jefe Archivo Municipal Málaga

María Isabel Vila González, además, es Presidenta de la Comisión de Valoración Documental de dicho ayuntamiento. Licenciada en Historia Medieval por la Universidad de Málaga y Especialista Universitaria en Archivística por la UNED, para ella el Archivo Municipal de Málaga es una importante referencia para la historia y la cultura de la ciudad. Se muestra comprometida en trabajar para mostrar la cercanía, importancia y utilidad de los archivos a la ciudadanía, empezando por los más pequeños.

Comentar que es miembro de la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local y coordinadora de las Jornadas Técnicas de Archivos en la Administración Local (en las cuales, y como cada año, hemos estado presentes). Además, ha sido ponente en diferentes jornadas, seminarios y congresos nacionales e internacionales, ha publicado en monografías y revistas científicas, y ha ejercido de docente en numerosos cursos de archivo, gestión documental, procedimiento y lenguaje administrativo tanto en el Ayuntamiento de Málaga como para otras instituciones públicas y privadas. Os dejamos con la entrevista.

Según tu punto de vista, ¿cómo ves el papel de los Archivos en la sociedad actual?

  Creo que todavía persiste, a nivel general, un problema de escasa visibilidad y conectividad con los ciudadanos. Es cierto que estamos realizando importantes esfuerzos para romper con esta impronta y estamos llegando a usuarios de perfiles muy diversos, gracias al desarrollo de acciones de difusión de muy distinta naturaleza.

No obstante, aún queda mucho camino que recorrer. Tampoco debemos olvidar otra realidad aún presente, como es la existencia de situaciones muy asimétricas entre diferentes centros de archivos, incluso, a pocos kilómetros de distancia.

Es esencial ponernos «las pilas» y saber mostrar a nuestros usuarios reales, y potenciales, las diversas y variadas posibilidades que los archivos ofrecemos. Y aquí la innovación puede ser una importante aliada.

Ya sabes que, desde hace unos años, los Archivos están viviendo una gran transformación digital, ¿cómo ves los avances que se están produciendo?

Se están realizando avances muy importantes en los últimos años y cada vez son más los centros de archivos que se suben al carro de la digitalización, pero también de la innovación. Hay numerosos, y destacables, ejemplos de proyectos de digitalización en instituciones archivísticas por toda la geografía nacional. Esto, sin duda, nos permite ofrecer un servicio más eficaz y eficiente para nuestros usuarios objetivos, y potenciales, a los que facilitamos vías de acceso más rápidas y cómodas a los Fondos que conservamos en nuestras instituciones.

Pero no hay que olvidar que todo esto tiene un alto coste económico y está transformación digital, absolutamente necesaria, viene determinada por la disponibilidad presupuestaria de cada centro concreto.

Pero la obligada transformación digital supone también un importante esfuerzo en otras líneas de trabajo que son, igualmente esenciales, y que traslada nuestras responsabilidades y actuaciones al cambio total de contexto que implica el desarrollo de la Administración Electrónica.

La valoración de los Archivos y de sus profesionales también ha evolucionado en los últimos años, ¿crees que han ganado peso o que lo han perdido?

Opino que hemos ganado mucho peso no sólo a nivel social, sino dentro de las instituciones a las que pertenecemos. Los nuevos cambios a nivel organizativo, tecnológicos y legislativos nos han reposicionado con mayor solidez, y transversalidad, en nuestras organizaciones. En una Administración que evoluciona a un entorno preferentemente electrónico nuestro papel, no sólo no se ha visto reducido, sino que se ha incrementado considerablemente. Nuestra preparación, nuestras herramientas, metodología y nuestra visión transversal, han convertido al profesional de los archivos en uno de los principales protagonistas de esta transformación de nuestras organizaciones. Y todo ello, sin olvidar, por supuesto, el importante Patrimonio Documental que ya conservamos y difundimos que, sin duda, es siempre fuente de éxito con cualquier actividad que planteemos asociada a su conocimiento y difusión.

¿Cuáles crees que serán los retos y desafíos futuros de los Archivos? ¿Y de sus profesionales?

Fundamentalmente saber realizar de forma adecuada la gestión del cambio. Estamos en un momento donde los modelos, hasta ahora vigentes, están evolucionando a nuevos escenarios. Será importante realizar un esfuerzo de adaptación, y conexión, de nuestro trabajo con las necesidades y expectativas de nuestras instituciones y de la sociedad en su conjunto. Ahora más que nunca tenemos que saber levantar la voz y participar, activamente, en todos los proyectos estratégicos y transversales de nuestras organizaciones donde, sin duda, la presencia de un adecuado modelo de gestión documental, analógica pero sobre todo electrónica, es un pilar básico

En cuanto al Archivo Municipal de Málaga, háblanos un poco de su historia, funciones y servicios destacados.

Al igual que cualquier Archivo Municipal somos el Archivo del Ayuntamiento de nuestra ciudad y por lo tanto, nuestra misión principal es conservar, organizar y difundir el valiosos Patrimonio documental que conservamos, resultado de los más de cinco siglos de historia del Consistorio malacitano. Málaga fue conquistada, por los Reyes Católicos, en agosto de 1487 y apenas dos años después, el 26 de junio de 1489, tiene lugar la primera reunión del Cabildo que supone la creación efectiva de nuestro Ayuntamiento y por extensión el nacimiento de nuestro Archivo.

Somos, por lo tanto, una institución con un importante fondo patrimonial pero que también debe saber organizar, y gestionar, al mismo tiempo, los documentos que se generan, continuamente y a diario   en cualquiera de los departamentos municipales.

Nuestro nuevo Reglamento, que se aprobó el año pasado, establece que, como cabecera técnica del Sistema Municipal de Archivos, somos el órgano municipal encargado de establecer y desplegar las y acciones directrices aplicables a la gestión documental, en colaboración por supuesto con otros actores, igualmente, responsables. 

Ello implica que, en función de la fase del Ciclo de Vida del Documento donde nos encontremos, nuestras funciones y servicios varían. Por citar algunos ejemplos:

  • Acceso al Fondo Documental y Bibliográfico de forma presencial o a través de nuestra Web.
  • Exposiciones visuales y presenciales.
  • Reproducción de documentos.
  • Visitas guiadas.
  • Actividades formativas dirigidas a todos los niveles de la enseñanza reglada.
  • Acciones formativas de perfil especializado.
  • Jornadas y Seminarios.
  • Publicaciones especializadas.
  • Conciertos, Perfomances
  • Transferencias Documentales.
  • Prestamos Administrativos.
  • Asesoramiento Técnico dirigido a todos los perfiles institucionales y ciudadanos.
  • (….)

El Archivo Municipal de Málaga es, sin duda, una importante referencia para la historia y la cultura de la ciudad, pero al mismo tiempo, una herramienta esencial para la gestión diaria en los departamentos municipales, aspecto este último que se amplifica y potencia con el desarrollo de la Administración Electrónica.

¿Qué posición crees que ocupa el Archivo dentro del municipio? ¿Coincide con la que te gustaría que ocupase?

Como institución cultural creemos que hemos avanzado muchas posiciones, en los últimos años, gracias al intenso programa de difusión y formación que llevamos a cabo y que se cristaliza en numerosas líneas de trabajo.

Nos gustaría que el Archivo ocupase un lugar más cercano dentro del día a día de los ciudadanos. Estamos seguros que tenemos mucho que ofrecer, desde cualquiera de las múltiples vertientes, desde la que pueden acercarse a los documentos que conservamos.

En ese sentido, creo que además de las actividades de difusión, es importante aprender a ser más proactivos con el sector docente. Las actividades formativas creemos que son una importante herramienta para conseguir romper esa imagen de lejanía o «club exclusivo» que todavía algunas instituciones archivísticas proyectamos al exterior.

Desde el Archivo Municipal llevamos años incluidos dentro de los Programas Educativos Municipales y ofrecemos actividades didáctico-formativas, dirigidas a todos los segmentos de edad desde los más pequeños hasta los niveles especializados o universitarios.

¿Podrías compartir con todos nosotros cuáles son las principales líneas de actuación a corto y medio plazo del Archivo Municipal de Málaga?

En la parte Patrimonial, queremos mejorar todos aquellos aspectos que afectan a la accesibilidad del Fondo Documental. Nuestro objetivo es que nuestros usuarios tengan cada vez más y mejores servicios tanto de forma presencial como online.

Queremos dar prioridad a todas aquellas acciones vinculadas con la visibilidad del Patrimonio Documental y Bibliográfico, que supongan un mayor impacto entre los ciudadanos. En este sentido tenemos una agradable sorpresa que presentaremos antes de Navidad y que estamos seguro mejorará nuestra visión en la ciudad. Por motivos obvios no queremos aún revelar su contenido.

La difusión y la formación serán una parte importante de nuestras líneas de actuación a corto y medio plazo.

Avanzar en la digitalización de nuestro Fondo Documental, seguirá siendo un objetivo preferente sin olvidar, por supuesto, nuestra valiosa Biblioteca, aspectos estos que lógicamente conecta con lo recogido en las líneas anteriores.

Y sobre todo dar respuesta a las necesidades de nuestra administración en todos aquellos vinculados a la gestión documental en especial en todos los aspectos vinculados con la gestión de documentos electrónicos y el despliegue del denominado «Archivo Electrónico Único».

Nuestro objetivo es que nuestros usuarios tengan cada vez más y mejores servicios tanto de forma presencial como online. […] La difusión y la formación serán una parte importante de nuestras líneas de actuación a corto y medio plazo.

Hablemos un poco de las personas usuarias de los Archivos, ¿ves alguna evolución en cuanto a las personas que visitan y consultan la documentación del Archivo?

Es importante «mimar» al perfil de usuario ya que tenemos presentes, desde siempre, en nuestros Archivos y que suele corresponder a un usuario especializado con una formación universitaria y necesidades asociadas a tareas de investigación.

Pero es importante invertir esfuerzos para atraer a nuevos perfiles que, de forma espontánea, nunca se acercarían a nuestras instituciones.

Desde el Archivo Municipal sabíamos que la única forma de ampliar el espectro de usuarios era ofertando actividades, con el documento como telón de fondo, que les mostrara una visión cercana e incluso «divertida» del contenido de los documentos que conservamos. Junto al recurso siempre recurrible de las exposiciones, llevamos años organizando conciertos, perfomance…, y participando en actividades vinculadas con la agenda cultura de Málaga.

Lo cierto es que en los últimos años estamos detectando la presencia de nuevos tipos de usuarios cuyas necesidades, y expectativas, son algo diferentes al perfil hasta ahora clásico, pero que ha supuesto abrir nuestra institución a cada vez más personas y ser una referencia ya presente en el tejido cultural de la ciudad. Para nosotros es algo muy satisfactorio conseguir esto.

Hace un tiempo que difundimos en nuestro blog vuestra iniciativa «El pregonero Alonso» para acercar el Archivo Municipal de Málaga a la población más joven, ¿qué acogida está teniendo?

Sería difícil dilucidar si le gusta más al público objetivo al que va dirigido o a los profesores que acompañan a los grupos escolares. El pregonero Alonso nos ha permitido acercarnos a un segmento de edad muy ignorados en los Archivos hasta ahora. Son los más pequeños el público, sin duda, más exigente para nosotros. Los mensajes deben ser claros, amenos, muy didácticos y directos, pero sobre todo tienen que conectar con las inquietudes de los más jóvenes.

En relación a esto es muy importante para nosotros saber que cada año cientos de escolares crecerán conociendo el Patrimonio Documental de su ciudad y el Archivo Municipal de Málaga. Está es sin duda la mejor manera de romper el hermetismo crónico de nuestras instituciones en la sociedad.

Sabemos que hacéis desde el Archivo una gran labor en las redes sociales, ¿cuáles son las campañas que mejor os funcionan? ¿Alguna anécdota destacable que nos puedas contar?

Desde el Archivo hace años que iniciamos nuestra andadura por las redes sociales. Comenzamos con una parte porcentualmente reducida de nuestro Fondo, pero de gran impacto para el gran público: el Fondo Fotográfico.

Elegimos la que en aquel momento era la red más potente, Facebook, y nos lanzamos al vacío. Para nuestra sorpresa la receptividad fue magnifica y pronto superamos los 1 000 seguidores.

En la actualidad hemos superado los 6 000 seguidores en Facebook y también hemos amplificado y diversificado nuestra presencia en las redes sociales. Tenemos perfil institucional en Instagram, Twitter y Flickr, y también tenemos un canal de YouTube.

Las redes sociales se nos han revelado como magnificas herramientas para difundir nuestro trabajo y para interactuar con nuestros usuarios. Intentamos además conectarlas siempre con la agenda de la ciudad y con la actualidad del momento a nivel nacional, e incluso internacional. Las opciones son amplísimas y dan una gran visibilidad a nuestras instituciones.

En alguna ocasión los usuarios se han emocionado con los documentos que compartimos, especialmente fotografías, identificando el barrio e incluso la casa, en el que vivían cuando eran pequeños, con toda la carga emotiva que ello supone. Lo valioso, además, es que nos lo trasmiten directamente a través de sus comentarios También ha habido momentos muy divertidos cuando vinculamos algunos documentos, por ejemplo, con series televisivas de éxito.

¿Cómo ayuda contar con un sistema como MediaSearch en el Archivo Municipal de Málaga? ¿Qué funcionalidad es la que más valoras?

Para nosotros es vital. Es necesario ofrecer a nuestros usuarios un medio eficaz, sencillo y dinámico para facilitar el acceso y la consulta al Fondo Documental que conservamos. Sin duda es ese acceso sin barreras espacio-temporales uno de los principales valores de esta herramienta. MediaSearch incluso afecta a nuestros usuarios presenciales ya que cada vez con más frecuencia llegan a nuestra Sala de Lectura personas interesadas en consultar algún ejemplar que han localizado, previamente, entrando en la aplicación desde el salón de su casa, en una cafetería o aquí en Málaga, como podréis imaginar, también en la playa.

¿Cómo calificarías el trabajo que desde Baratz ofrecemos al Archivo Municipal de Málaga?

Creo que es una empresa con un alto nivel de profesionalidad donde además se cuida mucho el trato con sus clientes. Por otro lado, están siempre actualizando los productos que nos ofrece para dar respuestas a las necesidades de los profesionales que trabajamos en los Archivos. En nuestro caso trabajamos con las dos principales aplicaciones de Baratz, Albalá y AbsysNet, y en ambos casos el trabajo y el servicio de la empresa es muy satisfactorio.

Muchas gracias, Maribel, por acceder a realizar la entrevista y por toda la información y conocimiento que nos proporcionas.

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